GDPR y DU

Pwy sy’n gyfrifol am beth

Mae GDPR y DU yn rhannu cyfrifoldeb rhwng y sefydliad sy’n penderfynu pam y caiff data personol ei brosesu (y rheolydd) a’r sefydliad sy’n ei brosesu ar ei ran (y prosesydd). Ar y platfform hwn mae’r rhaniad fel a ganlyn.

Mae’r berthynas brosesu wedi’i dogfennu yn ein cytundeb prosesu data, sy’n cynnwys telerau Erthygl 28(3), yr ymrwymiad ar is-broseswyr a’r mecanweithiau trosglwyddo. Gallwch ei ddarllen cyn i chi greu cyfrif.

Chi sy’n dewis y sail gyfreithlon

Ni allwn ddewis sail gyfreithlon ar gyfer eich arolwg, oherwydd nid ydym yn gwybod pam rydych yn ei redeg. Yn ymarferol mae’r rhan fwyaf o arolygon yn glanio ar un o dair.

• Tasg gyhoeddus — y sail arferol i gyngor neu gorff GIG sy’n ymgynghori â thrigolion neu gleifion fel rhan o swyddogaeth statudol.
• Buddiannau dilys — cyffredin ar gyfer ymchwil ymysg cwsmeriaid neu aelodau, lle rydych wedi cwblhau asesiad buddiannau dilys.
• Caniatâd — priodol lle mae’r arolwg yn wirioneddol ddewisol a lle rydych yn gofyn am rywbeth y gallai’r ymatebydd ei wrthod yn rhesymol, a lle mae tynnu’n ôl mor hawdd â’i roi.

Os yw eich arolwg yn gofyn am iechyd, ethnigrwydd, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol, aelodaeth undeb llafur neu farn wleidyddol, rydych yn prosesu data categori arbennig ac mae angen amod Erthygl 9 arnoch yn ogystal â sail gyfreithlon. Cwestiynau monitro cydraddoldeb yw’r achos amlaf. Dywedwch hynny ar sgrin gyntaf yr arolwg, a chadwch y cwestiynau hynny’n ddewisol.

Dienw: byddwch yn gywir amdano

Nid yw arolwg yn ddienw oni bai na allwch adnabod neb o’r hyn a gasglwyd gennych. Mae tair nodwedd ar y platfform hwn yn torri hynny’n dawel os anghofiwch amdanynt: cwestiwn e-bost neu gwestiwn cyfeiriad, maes cudd sy’n cario rhif cyfeirnod o’ch system eich hun, a ffeil a lwythwyd i fyny y mae ei chynnwys neu ei henw yn adnabod y person. Peidiwch ag addo bod arolwg yn ddienw tra byddwch yn defnyddio unrhyw un o’r tair. “Cyfrinachol” — sef eich bod yn gwybod pwy atebodd ond na fyddwch yn ei adrodd mewn ffordd adnabyddadwy — yw’r gair gonest fel arfer.

Lleihau data a chadw data

Mae rhesymeg amodol yn rheolaeth diogelu data gymaint ag y mae’n rheolaeth defnyddioldeb: nid yw cwestiwn sydd wedi’i guddio yn casglu dim. Defnyddiwch hi i osgoi gofyn i ganghennau cyfan o bobl am wybodaeth na fyddwch byth yn gweithredu arni.

Chi sy’n penderfynu ar gadw data. Mae ymatebion yn aros yn y gronfa ddata nes bod perchennog yr arolwg yn eu dileu; nid oes darfod awtomatig, felly gwnewch ddarpariaeth ar gyfer dileu data fel rhan o’ch cyfnod cadw eich hun. Mae clirio ymatebion prawf yn dileu’r ymatebion, y ffeiliau sydd ynghlwm wrthynt ac unrhyw atebion rhannol a gadwyd, sef y peth iawn i’w redeg ar ôl peilota arolwg a chyn iddo fynd yn fyw.

Trosglwyddo rhyngwladol

Caiff cynnwys arolygon ac ymatebion eu cadw yn y DU. Mae dau ddarparwr y tu allan i’r DU wedi’u rhestru ar y dudalen is-broseswyr: Resend, sy’n danfon negeseuon hysbysu sy’n dweud bod ymateb wedi cyrraedd ac nad ydynt yn cynnwys yr atebion, ac Anthropic, sy’n prosesu’r testun y mae awdur arolwg yn ei deipio wrth ddefnyddio drafftio drwy AI neu gyfieithu. Nid yw atebion ymatebydd yn cael eu hanfon at y naill na’r llall, ac nid yw crynhoi atebion testun rhydd yn awtomatig wedi’i adeiladu o hyd. Mae’r trosglwyddiadau hynny’n dibynnu ar Atodiad Trosglwyddo Data Rhyngwladol y DU neu Gymalau Cytundebol Safonol yr UE. Mae’r rhestr gyflawn, gyda dibenion a lleoliadau, ar y dudalen honno.

Dadansoddi atebion testun rhydd yn awtomatig

Nid yw’r nodwedd hon wedi’i hadeiladu. Nid oes cynnwys arolwg yn cael ei anfon i’w ddadansoddi’n awtomatig, ac nid oes dim ar y platfform yn proffilio ymatebwyr nac yn gwneud penderfyniadau awtomatig am unigolion. Cyfeirir ato yma dim ond am fod caffael yn gofyn, ac am fod darparwr ar ei gyfer eisoes wedi’i enwi ar y dudalen is-broseswyr.

Beth y byddai’n ei anfon, beth fyddai’n cael ei dynnu allan cyn anfon, a fyddai’n rhaid i berchennog arolwg ei droi ymlaen, a allai’r cynnwys gael ei ddefnyddio i hyfforddi model darparwr, ac a yw Erthygl 22 yn berthnasol — cwestiynau ydynt oll y byddwn yn eu hateb ar y dudalen hon cyn i’r nodwedd fod ar gael, nid cwestiynau rydym yn mynd i’w hateb ar amcan nawr. Os ydych yn asesu’r platfform heddiw, aseswch ef heb hyn.

Hawliau ymatebwyr, a sut i’w bodloni

Mae ceisiadau gan ymatebwyr yn dod atoch chi fel rheolydd. Dyma’r hyn y mae’r platfform yn ei roi i chi er mwyn eu hateb:

• Mynediad — gellir pori ymatebion unigol un ar y tro, eu hallforio fel CSV neu eu hargraffu fel PDF o’r porwr.
• Cywiro a dileu — gall perchennog yr arolwg ddileu ymatebion; mae dileu yn tynnu’r ffeiliau a’r atebion rhannol cysylltiedig hefyd.
• Cludadwyedd — allforio CSV, gydag un golofn i bob rhes matrics a cholofn ar wahân ar gyfer testun rhydd “Arall”. Gweler allforio a PDF.
• Gwrthwynebu a thynnu caniatâd yn ôl — chi sy’n eu trin dan eich polisi eich hun; nid yw’r platfform yn anfon e-bost at ymatebwyr ar eich rhan.

Un pwynt ymarferol: os yw eich arolwg yn wirioneddol ddienw, efallai na fyddwch yn gallu adnabod ymateb y sawl sy’n gofyn, ac nid yw GDPR y DU yn mynnu eich bod yn casglu data ychwanegol dim ond er mwyn gwneud adnabod yn bosibl. Cofnodwch y rhesymu hwnnw yn hytrach na dyfalu pa ymateb sy’n perthyn i’r sawl sy’n gofyn.

Tor-data personol

Lle down yn ymwybodol o dor-data personol sy’n effeithio ar ddata rydym yn ei brosesu ar eich rhan, byddwn yn rhoi gwybod i chi heb oedi gormodol, gyda’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch ar gyfer eich asesiad Erthygl 33 eich hun. Penderfyniad y rheolydd — chi — yw a ddylid rhoi gwybod i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) o fewn 72 awr, a byddwn yn rhoi’r hyn a wyddom i chi yn hytrach na sicrwydd gwag.

DPIA a chaffael

Yn aml mae angen Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data (DPIA) ar ymgynghoriadau sy’n cyrraedd holl boblogaeth ardal, neu sy’n cyffwrdd ag iechyd neu fregusrwydd. Byddwn yn cwblhau adrannau’r cyflenwr o DPIA, yn ateb holiadur diogelwch ac yn rhannu’r DPA cyn contract. Mae’r rheolaethau technegol y mae’r dogfennau hynny’n gofyn amdanynt wedi’u disgrifio ar y dudalen ddiogelwch; y pennawd gonest yw nad ydym yn dal ardystiad ISO 27001 na SOC 2, a’n bod yn dweud hynny’n agored. Gofynnwch drwy’r dudalen gyswllt.

Mae’r dudalen hon yn egluro sut mae’r platfform yn gweithio. Nid cyngor cyfreithiol mohoni, ac nid yw’n disodli eich asesiad eich hun na swyddog diogelu data eich sefydliad.