RGPD del Reino Unido

Quién responde de qué

El RGPD del Reino Unido reparte la responsabilidad entre la organización que decide por qué se tratan los datos personales (el responsable del tratamiento) y la que los trata en su nombre (el encargado). En esta plataforma el reparto es el siguiente.

La relación de encargo está documentada en nuestro acuerdo de tratamiento de datos, que incluye las cláusulas del artículo 28(3), el compromiso sobre subencargados y los mecanismos de transferencia. Puede leerlo antes de crear una cuenta.

La base legal la elige usted

No podemos elegir una base legal para su encuesta, porque no sabemos por qué la realiza. En la práctica, la mayoría de las encuestas se apoyan en una de tres.

• Misión de interés público: la base habitual cuando un ayuntamiento o un organismo sanitario consulta a residentes o pacientes como parte de una función legalmente atribuida.
• Interés legítimo: frecuente en estudios de clientes o de personas asociadas, cuando se ha realizado la correspondiente evaluación de interés legítimo.
• Consentimiento: adecuado cuando la encuesta es realmente voluntaria y se pide algo que la persona podría razonablemente rechazar, y cuando retirarlo resulta tan fácil como darlo.

Si su encuesta pregunta por salud, origen étnico, religión, orientación sexual, afiliación sindical u opinión política, está tratando categorías especiales de datos y necesita una condición del artículo 9 además de una base legal. Las preguntas de seguimiento de la igualdad son el caso más frecuente. Indíquelo en la primera pantalla de la encuesta y mantenga esas preguntas como opcionales.

Anonimato: sea preciso al respecto

Una encuesta solo es anónima si no puede reidentificarse a nadie a partir de lo recogido. Tres funciones de esta plataforma rompen el anonimato sin hacer ruido si se olvida de ellas: una pregunta de correo electrónico o una pregunta de dirección, un campo oculto que lleve un número de referencia de su propio sistema, y un archivo subido cuyo contenido o nombre identifique a la persona. No prometa anonimato si usa cualquiera de las tres. «Confidencial» —es decir, que usted sabe quién ha respondido pero no lo comunicará de forma identificable— suele ser la palabra honesta.

Minimización de datos y conservación

La lógica condicional es tanto un control de protección de datos como una cuestión de usabilidad: una pregunta oculta es una pregunta que no recoge nada. Úsela para no pedir a ramas enteras de personas información sobre la que nunca va a actuar.

La conservación la decide usted. Las respuestas permanecen en la base de datos hasta que la persona propietaria de la encuesta las elimina; no hay caducidad automática, así que incorpore el borrado a su propio calendario de conservación. Borrar las respuestas de prueba elimina las respuestas, los archivos adjuntos a ellas y las respuestas parciales guardadas, que es justo lo que conviene ejecutar tras pilotar una encuesta y antes de publicarla.

Transferencias internacionales

El contenido de las encuestas y las respuestas se guardan en el Reino Unido. En la página de subencargados se publican dos proveedores fuera del Reino Unido, listados antes del tratamiento y no a causa de él: envío de correo y resumen automático de respuestas de texto libre. Ninguna de las dos funciones está construida, así que hoy no se envía nada a ninguno de ellos y los datos de las encuestas no salen actualmente del Reino Unido. Cuando se use alguno, la transferencia se apoyará en el Addendum de Transferencia Internacional de Datos del Reino Unido o en las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE. La lista completa, con finalidades y ubicaciones, está en esa página.

Análisis automático de las respuestas escritas

Esta función no está construida. No se envía ningún contenido de encuestas para su análisis automático, y nada en la plataforma elabora perfiles de quienes responden ni toma decisiones automatizadas sobre personas. Se menciona aquí solo porque los departamentos de compras lo preguntan, y porque en la página de subencargados ya figura un proveedor para ello.

Qué se enviaría, qué se eliminaría antes de enviarlo, si la persona propietaria de la encuesta tendría que activarlo, si el contenido podría usarse para entrenar el modelo de un proveedor y si entra en juego el artículo 22 son todas cuestiones que responderemos en esta página antes de que la función esté disponible, no cuestiones que vayamos a responder de forma especulativa ahora. Si está evaluando la plataforma hoy, evalúela sin esto.

Derechos de quienes responden, y cómo atenderlos

Las solicitudes de quienes responden le llegan a usted como responsable del tratamiento. Esto es lo que la plataforma le da para atenderlas:

• Acceso: las respuestas individuales pueden consultarse de una en una, exportarse a CSV o imprimirse a PDF desde el navegador.
• Rectificación y supresión: la persona propietaria de la encuesta puede eliminar respuestas; el borrado elimina también los archivos subidos y las respuestas parciales asociadas.
• Portabilidad: exportación a CSV, con una columna por fila de matriz y una columna aparte para el texto libre de «Otro». Véase exportaciones y PDF.
• Oposición y retirada del consentimiento: los gestiona usted según su propia política; la plataforma no envía correos a quienes responden en su nombre.

Una salvedad práctica: si su encuesta es realmente anónima, puede que no logre identificar la respuesta de quien reclama, y el RGPD del Reino Unido no le obliga a recoger datos adicionales con el único fin de hacer posible esa identificación. Deje constancia de ese razonamiento en lugar de aventurar una coincidencia.

Violaciones de la seguridad de los datos personales

Cuando tengamos conocimiento de una violación de la seguridad de datos personales que afecte a datos que tratamos para usted, se lo notificaremos sin dilación indebida con la información que necesite para su propia valoración del artículo 33. Decidir si se comunica a la ICO en un plazo de 72 horas corresponde al responsable del tratamiento —a usted— y le daremos lo que sepamos en lugar de una frase tranquilizadora.

EIPD y procesos de compra

Las consultas que alcanzan a toda la población de un territorio, o que tocan la salud o situaciones de vulnerabilidad, suelen requerir una evaluación de impacto en la protección de datos. Completaremos las secciones de proveedor de una EIPD, responderemos a un cuestionario de seguridad y compartiremos el acuerdo de tratamiento antes de la firma. Los controles técnicos por los que preguntan esos documentos se describen en la página de seguridad; el titular honesto es que no tenemos ninguna certificación ISO 27001 ni SOC 2 y lo decimos de entrada. Pregunte a través de la página de contacto.

Esta página explica cómo funciona la plataforma. No es asesoramiento jurídico y no sustituye a su propia evaluación ni al delegado de protección de datos de su organización.