UK-DSGVO

Wer wofür verantwortlich ist

Die UK-DSGVO teilt die Verantwortung zwischen der Organisation, die über Zweck und Mittel der Verarbeitung entscheidet (dem Verantwortlichen), und der Organisation, die in ihrem Auftrag verarbeitet (dem Auftragsverarbeiter). Auf dieser Plattform sieht die Aufteilung so aus.

Das Auftragsverhältnis ist in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag dokumentiert, der die Regelungen nach Artikel 28 Absatz 3, die Zusage zu Unterauftragsverarbeitern und die Übermittlungsmechanismen enthält. Sie können ihn lesen, bevor Sie ein Konto anlegen.

Die Rechtsgrundlage wählen Sie

Wir können für Ihre Umfrage keine Rechtsgrundlage bestimmen, weil wir nicht wissen, warum Sie sie durchführen. In der Praxis kommen meist drei in Betracht.

• Öffentliche Aufgabe — die übliche Grundlage, wenn eine Behörde oder eine Einrichtung des Gesundheitswesens Einwohner oder Patienten im Rahmen einer gesetzlichen Aufgabe befragt.
• Berechtigte Interessen — verbreitet bei Kunden- oder Mitgliederbefragungen, sofern Sie eine Abwägung dokumentiert haben.
• Einwilligung — angebracht, wenn die Teilnahme wirklich freiwillig ist, Sie um etwas bitten, das Betroffene vernünftigerweise ablehnen könnten, und der Widerruf so leicht ist wie die Erteilung.

Fragt Ihre Umfrage nach Gesundheit, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder politischer Meinung, verarbeiten Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten und brauchen zusätzlich zur Rechtsgrundlage eine Bedingung nach Artikel 9. Am häufigsten sind Fragen zur Gleichstellungsstatistik. Weisen Sie darauf im ersten Bildschirm der Umfrage hin und halten Sie diese Fragen freiwillig.

Anonymität: bleiben Sie dabei genau

Eine Umfrage ist nur dann anonym, wenn sich aus dem Erhobenen niemand wieder identifizieren lässt. Drei Funktionen dieser Plattform brechen Anonymität unauffällig, wenn man sie übersieht: eine E-Mail-Frage oder eine Adressfrage, ein verstecktes Feld mit einer Vorgangsnummer aus Ihrem eigenen System, und ein Datei-Upload, dessen Inhalt oder Dateiname die Person erkennen lässt. Versprechen Sie keine Anonymität, wenn Sie eines der drei nutzen. „Vertraulich“ — Sie wissen also, wer geantwortet hat, berichten es aber nicht personenbeziehbar — ist meist das ehrliche Wort.

Datenminimierung und Aufbewahrung

Bedingungslogik ist ebenso sehr eine Datenschutzmaßnahme wie eine Frage der Benutzbarkeit: Eine ausgeblendete Frage erhebt nichts. Nutzen Sie sie, um ganzen Personengruppen keine Angaben abzuverlangen, mit denen Sie ohnehin nichts tun werden.

Über die Aufbewahrung entscheiden Sie. Antworten bleiben in der Datenbank, bis der Umfrageinhaber sie löscht; es gibt keinen automatischen Ablauf, nehmen Sie die Löschung also in Ihr eigenes Löschkonzept auf. Das Löschen von Testantworten entfernt die Antworten, die daran hängenden Uploads und alle gespeicherten Zwischenstände — genau das Richtige nach einem Pilotlauf und vor dem Livegang.

Übermittlungen in Drittländer

Umfrageinhalte und Antworten liegen im Vereinigten Königreich. Zwei Anbieter außerhalb des Vereinigten Königreichs sind auf der Seite zu den Unterauftragsverarbeitern vorsorglich und nicht wegen laufender Verarbeitung veröffentlicht: E-Mail-Zustellung und automatische Zusammenfassung von Freitextantworten. Keine der beiden Funktionen ist gebaut, also wird heute an keinen von beiden etwas übermittelt, und Umfragedaten verlassen das Vereinigte Königreich derzeit nicht. Sobald eine davon genutzt wird, stützt sich die Übermittlung auf das UK International Data Transfer Addendum oder die EU-Standardvertragsklauseln. Die vollständige Liste mit Zwecken und Orten steht auf jener Seite.

Automatische Auswertung schriftlicher Antworten

Diese Funktion ist nicht gebaut. Es werden keine Umfrageinhalte zur automatischen Auswertung übermittelt, und nichts auf der Plattform erstellt Profile von Teilnehmenden oder trifft automatisierte Entscheidungen über einzelne Personen. Erwähnt wird das hier nur, weil Vergabestellen danach fragen und weil ein Anbieter dafür bereits auf der Seite zu den Unterauftragsverarbeitern genannt ist.

Was übermittelt würde, was vor der Übermittlung entfernt würde, ob ein Umfrageinhaber die Funktion erst einschalten muss, ob die Inhalte zum Training eines Anbietermodells verwendet werden könnten und ob Artikel 22 berührt ist — all das beantworten wir auf dieser Seite, bevor die Funktion verfügbar ist, und nicht spekulativ jetzt. Wenn Sie die Plattform heute bewerten, bewerten Sie sie ohne diese Funktion.

Rechte der Teilnehmenden und wie Sie sie erfüllen

Anfragen von Teilnehmenden gehen an Sie als Verantwortlichen. Was die Plattform Ihnen dafür an die Hand gibt:

• Auskunft — einzelne Antworten lassen sich nacheinander durchblättern, als CSV exportieren oder aus dem Browser als PDF drucken.
• Berichtigung und Löschung — der Umfrageinhaber kann Antworten löschen; die Löschung entfernt auch die zugehörigen Uploads und Zwischenstände.
• Datenübertragbarkeit — CSV-Export mit einer Spalte je Matrixzeile und einer eigenen Spalte für den Freitext unter „Sonstiges“. Siehe Export und PDF.
• Widerspruch und Widerruf der Einwilligung — von Ihnen nach Ihrer eigenen Richtlinie zu bearbeiten; die Plattform schreibt Teilnehmenden nicht in Ihrem Namen.

Ein praktischer Vorbehalt: Ist Ihre Umfrage wirklich anonym, können Sie die Antwort einer anfragenden Person möglicherweise nicht zuordnen, und die UK-DSGVO verlangt nicht, zusätzliche Daten allein zu erheben, um eine Zuordnung zu ermöglichen. Halten Sie diese Begründung fest, statt eine Zuordnung zu raten.

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Erfahren wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die von uns für Sie verarbeitete Daten betrifft, benachrichtigen wir Sie unverzüglich mit den Angaben, die Sie für Ihre eigene Bewertung nach Artikel 33 brauchen. Die Entscheidung, ob innerhalb von 72 Stunden an die ICO gemeldet wird, liegt beim Verantwortlichen — bei Ihnen —, und wir geben Ihnen weiter, was wir wissen, statt einer Beruhigung.

Datenschutz-Folgenabschätzungen und Vergabe

Beteiligungen, die die gesamte Bevölkerung eines Gebiets erreichen oder Gesundheit und Schutzbedürftigkeit berühren, erfordern häufig eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Wir füllen die Lieferantenabschnitte einer solchen Abschätzung aus, beantworten einen Sicherheitsfragebogen und stellen den Auftragsverarbeitungsvertrag vor Vertragsschluss bereit. Die technischen Kontrollen, nach denen diese Unterlagen fragen, sind auf der Sicherheitsseite beschrieben; die ehrliche Kurzfassung lautet, dass wir keine Zertifizierung nach ISO 27001 und kein SOC 2 haben und das offen sagen. Fragen Sie über die Kontaktseite.

Diese Seite erklärt, wie die Plattform funktioniert. Sie ist keine Rechtsberatung und ersetzt weder Ihre eigene Bewertung noch den Datenschutzbeauftragten Ihrer Organisation.