GDPR britannico

Chi è responsabile di che cosa

Il GDPR britannico ripartisce la responsabilità fra l’organizzazione che decide perché i dati personali sono trattati (il titolare) e l’organizzazione che li tratta per suo conto (il responsabile). Su questa piattaforma la ripartizione è la seguente.

Il rapporto di responsabile del trattamento è documentato nel nostro accordo sul trattamento dei dati, che comprende le clausole richieste dall’articolo 28(3), l’impegno sui sub-responsabili e i meccanismi di trasferimento. Potete leggerlo prima di creare un account.

La base giuridica la scegliete voi

Non possiamo scegliere noi una base giuridica per il vostro questionario, perché non sappiamo perché lo state conducendo. In pratica la maggior parte dei questionari ricade in una di tre.

• Compito di interesse pubblico — la base consueta per un ente locale o un ente sanitario che consulta residenti o pazienti nell’ambito di una funzione prevista dalla legge.
• Legittimo interesse — frequente per le ricerche su clienti o soci, quando avete completato una valutazione del legittimo interesse.
• Consenso — appropriato quando il questionario è realmente facoltativo e state chiedendo qualcosa che chi risponde potrebbe ragionevolmente rifiutare, e quando revocare è tanto facile quanto acconsentire.

Se il vostro questionario chiede informazioni su salute, origine etnica, religione, orientamento sessuale, appartenenza sindacale od opinioni politiche, state trattando categorie particolari di dati e vi occorre una condizione ai sensi dell’articolo 9 oltre alla base giuridica. Le domande di monitoraggio delle pari opportunità sono il caso più frequente. Dichiaratelo nella prima schermata del questionario e mantenete quelle domande facoltative.

Anonimato: siate precisi

Un questionario è anonimo solo se da ciò che avete raccolto non è possibile re-identificare nessuno. Tre funzioni di questa piattaforma rompono silenziosamente l’anonimato se ve ne dimenticate: una domanda con email o una domanda con indirizzo, un campo nascosto che porta con sé un codice di riferimento del vostro sistema, e un file caricato il cui contenuto o nome identifichi la persona. Non promettete l’anonimato se usate una di queste tre. “Riservato” — nel senso che sapete chi ha risposto ma non lo riporterete in forma identificabile — è di solito la parola onesta.

Minimizzazione e conservazione dei dati

La logica condizionale è un presidio di protezione dei dati non meno che di usabilità: una domanda nascosta è una domanda che non raccoglie nulla. Usatela per evitare di chiedere a interi gruppi di persone informazioni su cui non agirete mai.

La conservazione è una vostra decisione. Le risposte restano nel database finché il titolare del questionario non le elimina; non esiste alcuna scadenza automatica, quindi inserite la cancellazione nel vostro calendario di conservazione. La cancellazione delle risposte di prova rimuove le risposte, i caricamenti a esse allegati e le eventuali risposte parziali salvate: è l’operazione giusta da eseguire dopo il collaudo di un questionario e prima della sua pubblicazione.

Trasferimenti internazionali

I contenuti dei questionari e le risposte sono conservati nel Regno Unito. Sulla pagina dei sub-responsabili sono pubblicati due fornitori fuori dal Regno Unito, in anticipo rispetto al trattamento e non perché lo svolgano: il recapito email e la sintesi automatica delle risposte in testo libero. Nessuna delle due funzioni è realizzata, quindi oggi a nessuno dei due viene inviato nulla e i dati dei questionari attualmente non lasciano il Regno Unito. Quando uno dei due sarà utilizzato, il trasferimento si fonderà sull’Addendum britannico per il trasferimento internazionale dei dati o sulle Clausole contrattuali tipo dell’UE. L’elenco completo, con finalità e ubicazioni, è su quella pagina.

Analisi automatica delle risposte scritte

Questa funzione non è realizzata. Nessun contenuto dei questionari viene inviato per analisi automatica, e nulla sulla piattaforma profila chi risponde né prende decisioni automatizzate riguardanti le persone. La menzioniamo qui solo perché gli uffici acquisti lo chiedono, e perché un fornitore per questa funzione è già indicato sulla pagina dei sub-responsabili.

Che cosa verrebbe inviato, che cosa verrebbe rimosso prima dell’invio, se il titolare di un questionario debba attivarla espressamente, se il contenuto possa essere usato per addestrare il modello di un fornitore e se sia coinvolto l’articolo 22 sono tutte questioni a cui risponderemo su questa pagina prima che la funzione sia disponibile, non questioni a cui intendiamo rispondere ora in via ipotetica. Se state valutando la piattaforma oggi, valutatela senza questa funzione.

Diritti di chi risponde, e come soddisfarli

Le richieste di chi risponde arrivano a voi in quanto titolari. Ecco che cosa vi mette a disposizione la piattaforma per rispondervi:

• Accesso — le singole risposte si possono consultare una alla volta, esportare in CSV o stampare in PDF dal browser.
• Rettifica e cancellazione — il titolare del questionario può eliminare le risposte; la cancellazione rimuove anche i caricamenti e le risposte parziali associate.
• Portabilità — esportazione CSV, con una colonna per ogni riga di matrice e una colonna separata per il testo libero “Altro”. Si veda esportazioni e PDF.
• Opposizione e revoca del consenso — le gestite voi secondo la vostra politica; la piattaforma non invia email a chi risponde per vostro conto.

Un avvertimento pratico: se il vostro questionario è davvero anonimo, potreste non essere in grado di individuare la risposta di chi presenta la richiesta, e il GDPR britannico non vi obbliga a raccogliere dati aggiuntivi al solo fine di rendere possibile l’identificazione. Mettete a verbale questo ragionamento invece di tirare a indovinare una corrispondenza.

Violazioni dei dati personali

Quando veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda dati che trattiamo per voi, ve lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo, con le informazioni che vi servono per la vostra valutazione ai sensi dell’articolo 33. Decidere se segnalare all’ICO entro 72 ore spetta al titolare — cioè a voi — e vi daremo ciò che sappiamo, non una rassicurazione.

DPIA e gare d’appalto

Le consultazioni che raggiungono l’intera popolazione di un territorio, o che toccano la salute o condizioni di vulnerabilità, richiedono spesso una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati. Compileremo le sezioni di competenza del fornitore in una DPIA, risponderemo a un questionario di sicurezza e condivideremo il DPA prima del contratto. I controlli tecnici su cui vertono quei documenti sono descritti sulla pagina sulla sicurezza; il punto onesto è che non possediamo alcuna certificazione ISO 27001 o SOC 2 e lo diciamo apertamente. Scriveteci dalla pagina dei contatti.

Questa pagina spiega come funziona la piattaforma. Non è una consulenza legale e non sostituisce la vostra valutazione né il responsabile della protezione dei dati della vostra organizzazione.