RGPD do Reino Unido

Quem é responsável por quê

O RGPD do Reino Unido reparte a responsabilidade entre a organização que decide as finalidades do tratamento de dados pessoais (o responsável pelo tratamento) e a organização que os trata por conta desta (o subcontratante). Nesta plataforma, a repartição é a seguinte.

A relação de subcontratação está documentada no nosso acordo de tratamento de dados, que inclui as cláusulas do artigo 28.º, n.º 3, o compromisso quanto a subcontratantes subsequentes e os mecanismos de transferência. Pode lê-lo antes de criar uma conta.

O fundamento de licitude é escolha sua

Não podemos escolher um fundamento de licitude para o seu inquérito, porque não sabemos por que razão o está a realizar. Na prática, a maioria dos inquéritos recai num de três.

• Exercício de funções de interesse público — o fundamento habitual quando uma autarquia ou um organismo de saúde consulta residentes ou doentes no âmbito de uma função legalmente atribuída.
• Interesses legítimos — frequente em estudos junto de clientes ou associados, quando tiver concluído uma avaliação de interesses legítimos.
• Consentimento — adequado quando o inquérito é genuinamente facultativo e está a pedir algo que a pessoa poderia razoavelmente recusar, e quando retirar o consentimento é tão fácil como dá-lo.

Se o seu inquérito perguntar sobre saúde, origem étnica, religião, orientação sexual, filiação sindical ou opinião política, está a tratar categorias especiais de dados e precisa de uma condição do artigo 9.º além do fundamento de licitude. As perguntas de monitorização da igualdade são o caso mais frequente. Diga-o no primeiro ecrã do inquérito e mantenha essas perguntas facultativas.

Anonimato: seja rigoroso

Um inquérito só é anónimo se não for possível reidentificar ninguém a partir do que foi recolhido. Três funcionalidades desta plataforma quebram discretamente o anonimato quando são esquecidas: uma pergunta de e-mail ou uma pergunta de morada, um campo oculto que transporta um número de referência do seu próprio sistema, e um ficheiro carregado cujo conteúdo ou nome identifica a pessoa. Não prometa anonimato se estiver a usar qualquer uma das três. «Confidencial» — no sentido de saber quem respondeu mas não divulgar de forma identificável — é habitualmente a palavra honesta.

Minimização e conservação dos dados

A lógica condicional é tanto um controlo de proteção de dados como uma questão de usabilidade: uma pergunta escondida é uma pergunta que não recolhe nada. Use-a para evitar pedir a ramos inteiros de pessoas informação sobre a qual nunca irá agir.

A conservação é decisão sua. As respostas permanecem na base de dados até que o proprietário do inquérito as apague; não há expiração automática, pelo que deve integrar o apagamento na sua própria política de conservação. A limpeza das respostas de teste remove as respostas, os ficheiros a elas anexados e quaisquer respostas parciais guardadas, o que é a operação certa a executar depois de um inquérito-piloto e antes do arranque.

Transferências internacionais

O conteúdo dos inquéritos e as respostas são mantidos no Reino Unido. Dois fornecedores fora do Reino Unido estão publicados na página de subcontratantes subsequentes por antecipação ao tratamento e não por causa dele: entrega de correio eletrónico e sumarização automática de respostas em texto livre. Nenhuma destas funcionalidades está construída, pelo que hoje não é enviado nada a nenhum deles e os dados dos inquéritos não saem atualmente do Reino Unido. Quando um deles for utilizado, a transferência assentará no UK International Data Transfer Addendum ou nas Cláusulas Contratuais-Tipo da UE. A lista completa, com finalidades e localizações, está nessa página.

Análise automatizada de respostas escritas

Esta funcionalidade não está construída. Não é enviado qualquer conteúdo de inquérito para análise automatizada, e nada na plataforma cria perfis de quem responde nem toma decisões automatizadas sobre pessoas. É mencionada aqui apenas porque os procedimentos de aquisição perguntam, e porque um fornecedor para o efeito já está identificado na página de subcontratantes subsequentes.

O que seria enviado, o que seria removido antes do envio, se o proprietário de um inquérito teria de a ativar, se o conteúdo poderia ser usado para treinar o modelo de um fornecedor e se o artigo 22.º estaria em causa são todas questões a que responderemos nesta página antes de a funcionalidade estar disponível — não questões a que vamos responder especulativamente agora. Se está a avaliar a plataforma hoje, avalie-a sem isto.

Direitos de quem responde, e como satisfazê-los

Os pedidos de quem responde chegam ao cliente enquanto responsável pelo tratamento. O que a plataforma lhe dá para os satisfazer:

• Acesso — as respostas individuais podem ser consultadas uma a uma, exportadas para CSV ou impressas em PDF a partir do navegador.
• Retificação e apagamento — o proprietário do inquérito pode apagar respostas; o apagamento remove também os carregamentos e as respostas parciais associadas.
• Portabilidade — exportação para CSV, com uma coluna por linha de matriz e uma coluna separada para o texto livre de «Outro». Ver exportações e PDF.
• Oposição e retirada do consentimento — tratadas pelo cliente ao abrigo da sua própria política; a plataforma não envia e-mails a quem responde em seu nome.

Uma ressalva prática: se o seu inquérito for genuinamente anónimo, poderá não conseguir identificar a resposta de quem faz o pedido, e o RGPD do Reino Unido não exige que recolha dados adicionais só para tornar essa identificação possível. Registe esse raciocínio em vez de adivinhar uma correspondência.

Violações de dados pessoais

Quando tomarmos conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete dados que tratamos por sua conta, notificamo-lo sem demora injustificada com a informação de que precisa para a sua própria apreciação ao abrigo do artigo 33.º. Decidir se deve comunicar ao ICO no prazo de 72 horas é uma decisão do responsável pelo tratamento — sua — e daremos o que soubermos em vez de uma garantia tranquilizadora.

AIPD e aquisições

As consultas que abrangem toda a população de um território, ou que tocam em saúde ou em vulnerabilidade, exigem frequentemente uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados. Preenchemos as secções do fornecedor de uma AIPD, respondemos a um questionário de segurança e partilhamos o acordo de tratamento de dados antes do contrato. Os controlos técnicos sobre os quais esses documentos perguntam estão descritos na página de segurança; a conclusão honesta é que não possuímos certificação ISO 27001 nem SOC 2 e dizemo-lo logo à partida. Pergunte através da página de contactos.

Esta página explica como a plataforma funciona. Não constitui aconselhamento jurídico e não substitui a sua própria apreciação nem o encarregado da proteção de dados da sua organização.