Britse AVG

Wie waarvoor verantwoordelijk is

De Britse AVG verdeelt de verantwoordelijkheid tussen de organisatie die bepaalt waarom persoonsgegevens worden verwerkt (de verwerkingsverantwoordelijke) en de organisatie die ze namens haar verwerkt (de verwerker). Op dit platform loopt die verdeling als volgt.

De verhouding met de verwerker is vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst, die de bepalingen van artikel 28, derde lid, de toezegging over subverwerkers en de doorgiftemechanismen bevat. U kunt haar lezen voordat u een account aanmaakt.

De rechtsgrond kiest u zelf

Wij kunnen geen rechtsgrond voor uw enquête kiezen, omdat wij niet weten waarom u haar uitvoert. In de praktijk komen de meeste enquêtes op een van drie gronden uit.

• Taak van algemeen belang — de gebruikelijke grond wanneer een gemeente of zorginstelling inwoners of patiënten raadpleegt als onderdeel van een wettelijke taak.
• Gerechtvaardigd belang — gangbaar bij onderzoek onder klanten of leden, wanneer u een afweging van gerechtvaardigd belang hebt uitgevoerd.
• Toestemming — passend wanneer de enquête werkelijk vrijwillig is en u om iets vraagt dat de deelnemer redelijkerwijs zou kunnen weigeren, en wanneer intrekken net zo eenvoudig is als geven.

Vraagt uw enquête naar gezondheid, etniciteit, godsdienst, seksuele gerichtheid, vakbondslidmaatschap of politieke opvatting, dan verwerkt u bijzondere categorieën van persoonsgegevens en hebt u naast een rechtsgrond ook een voorwaarde uit artikel 9 nodig. Vragen voor gelijkekansenmonitoring zijn het meest voorkomende geval. Vermeld dat op het eerste scherm van de enquête en houd die vragen optioneel.

Anonimiteit: wees er nauwkeurig over

Een enquête is alleen anoniem als u niemand kunt herleiden uit wat u hebt verzameld. Drie functies op dit platform doorbreken de anonimiteit ongemerkt als u er niet aan denkt: een e-mailvraag of een adresvraag, een verborgen veld dat een referentienummer uit uw eigen systeem meedraagt, en een bestandsupload waarvan de inhoud of de bestandsnaam de persoon identificeert. Beloof geen anonimiteit terwijl u een van die drie gebruikt. „Vertrouwelijk” — u weet wie geantwoord heeft, maar rapporteert het niet herleidbaar — is meestal het eerlijke woord.

Minimale gegevensverzameling en bewaring

Voorwaardelijke logica is net zozeer een maatregel voor gegevensbescherming als voor bruikbaarheid: een verborgen vraag verzamelt niets. Gebruik haar om te voorkomen dat u hele groepen mensen om informatie vraagt waar u nooit iets mee zult doen.

De bewaartermijn bepaalt u zelf. Antwoorden blijven in de database staan totdat de eigenaar van de enquête ze verwijdert; er is geen automatisch vervalmoment, dus neem verwijdering op in uw eigen bewaarschema. Het wissen van testantwoorden verwijdert de antwoorden, de bijbehorende uploads en eventuele opgeslagen gedeeltelijke antwoorden — precies wat u wilt uitvoeren na een proefronde en vóór livegang.

Doorgifte naar het buitenland

Enquête-inhoud en antwoorden worden in het Verenigd Koninkrijk bewaard. Twee leveranciers buiten het Verenigd Koninkrijk staan op de pagina met subverwerkers vermeld vooruitlopend op de verwerking, niet vanwege verwerking die al plaatsvindt: e-mailbezorging, en het automatisch samenvatten van vrije-tekstantwoorden. Geen van beide functies is gebouwd, dus er gaat vandaag naar geen van beide iets toe en enquêtegegevens verlaten op dit moment het Verenigd Koninkrijk niet. Zodra een van beide wordt gebruikt, berust de doorgifte op het Britse International Data Transfer Addendum of op de modelcontractbepalingen van de EU. De volledige lijst, met doelen en locaties, staat op die pagina.

Geautomatiseerde analyse van geschreven antwoorden

Deze functie is niet gebouwd. Er wordt geen enquête-inhoud verstuurd voor geautomatiseerde analyse, en niets op het platform maakt profielen van deelnemers of neemt geautomatiseerde besluiten over personen. Zij wordt hier alleen genoemd omdat inkoopafdelingen ernaar vragen, en omdat er al een leverancier voor genoemd staat op de pagina met subverwerkers.

Wat er verstuurd zou worden, wat vooraf verwijderd zou worden, of de eigenaar van een enquête het zelf moet aanzetten, of de inhoud gebruikt zou kunnen worden om het model van een leverancier te trainen, en of artikel 22 in het geding is: dat zijn allemaal vragen die wij op deze pagina zullen beantwoorden voordat de functie beschikbaar is — en niet vragen die wij nu speculatief gaan beantwoorden. Beoordeelt u het platform vandaag, beoordeel het dan zonder dit.

Rechten van deelnemers, en hoe u daaraan voldoet

Verzoeken van deelnemers komen bij u terecht als verwerkingsverantwoordelijke. Dit is wat het platform u geeft om ze te beantwoorden:

• Inzage — afzonderlijke antwoorden zijn stuk voor stuk door te bladeren, te exporteren naar CSV of vanuit de browser af te drukken naar PDF.
• Rectificatie en wissing — de eigenaar van de enquête kan antwoorden verwijderen; verwijdering wist ook de bijbehorende uploads en gedeeltelijke antwoorden.
• Overdraagbaarheid — export naar CSV, met één kolom per matrixrij en een aparte kolom voor de vrije tekst bij „Anders”. Zie exports en PDF.
• Bezwaar en intrekken van toestemming — door u afgehandeld volgens uw eigen beleid; het platform stuurt namens u geen e-mail aan deelnemers.

Eén praktische kanttekening: is uw enquête werkelijk anoniem, dan kunt u het antwoord van een verzoeker mogelijk niet vaststellen, en de Britse AVG verplicht u niet extra gegevens te verzamelen enkel om die vaststelling mogelijk te maken. Leg die redenering vast in plaats van naar een match te gissen.

Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Worden wij ons bewust van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die wij voor u verwerken, dan stellen wij u zonder onnodige vertraging op de hoogte, met de informatie die u nodig hebt voor uw eigen beoordeling onder artikel 33. De afweging of binnen 72 uur melding moet worden gedaan bij de ICO, is aan de verwerkingsverantwoordelijke — aan u — en wij geven u wat wij weten in plaats van een geruststelling.

DPIA’s en inkoop

Raadplegingen die de hele bevolking van een gebied bereiken, of die gezondheid of kwetsbaarheid raken, vragen vaak om een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Wij vullen de leveranciersonderdelen van een DPIA in, beantwoorden een beveiligingsvragenlijst en delen de verwerkersovereenkomst vóór contractsluiting. De technische maatregelen waar die documenten naar vragen, staan beschreven op de beveiligingspagina; de eerlijke kern is dat wij geen ISO 27001- of SOC 2-certificering hebben en dat vooraf zeggen. Vraag ernaar via de contactpagina.

Deze pagina legt uit hoe het platform werkt. Het is geen juridisch advies, en het vervangt niet uw eigen beoordeling of de functionaris voor gegevensbescherming van uw organisatie.