RGPD britannique

Qui est responsable de quoi

Le RGPD britannique répartit la responsabilité entre l'organisation qui décide des finalités du traitement de données à caractère personnel (le responsable de traitement) et celle qui les traite pour son compte (le sous-traitant). Sur cette plateforme, la répartition est la suivante.

La relation de sous-traitance est documentée dans notre accord de traitement des données, qui contient les clauses prévues à l'article 28(3), l'engagement relatif aux sous-traitants ultérieurs et les mécanismes de transfert. Vous pouvez le lire avant de créer un compte.

La base légale vous revient

Nous ne pouvons pas choisir la base légale de votre questionnaire, car nous ignorons pourquoi vous le menez. En pratique, la plupart des questionnaires relèvent de l'une de ces trois bases.

• Mission d'intérêt public — la base habituelle pour une collectivité ou un établissement de santé qui consulte des habitants ou des patients dans le cadre d'une mission légale.
• Intérêts légitimes — fréquent pour les études auprès de clients ou d'adhérents, lorsque vous avez réalisé une évaluation des intérêts légitimes.
• Consentement — approprié lorsque le questionnaire est véritablement facultatif et que vous demandez quelque chose que le répondant pourrait raisonnablement refuser, le retrait devant être aussi simple que le consentement lui-même.

Si votre questionnaire porte sur la santé, l'origine ethnique, la religion, l'orientation sexuelle, l'appartenance syndicale ou les opinions politiques, vous traitez des données à caractère particulier et il vous faut une condition au titre de l'article 9 en plus d'une base légale. Les questions de suivi de l'égalité en sont le cas le plus fréquent. Indiquez-le sur le premier écran du questionnaire et laissez ces questions facultatives.

L'anonymat : soyez exact à son sujet

Un questionnaire n'est anonyme que si vous ne pouvez réidentifier personne à partir de ce que vous avez collecté. Trois fonctions de cette plateforme rompent discrètement l'anonymat si vous les oubliez : une question de type courriel ou une question d'adresse, un champ masqué portant une référence issue de votre propre système, et un fichier déposé dont le contenu ou le nom identifie la personne. Ne promettez pas l'anonymat si vous utilisez l'une des trois. « Confidentiel » — c'est-à-dire que vous savez qui a répondu mais ne le restituerez pas de façon identifiable — est généralement le mot honnête.

Minimisation et conservation des données

La logique conditionnelle est autant une mesure de protection des données qu'un confort d'usage : une question masquée est une question qui ne collecte rien. Servez-vous-en pour éviter de demander à des groupes entiers des informations sur lesquelles vous n'agirez jamais.

La durée de conservation relève de votre décision. Les réponses restent dans la base de données jusqu'à ce que le propriétaire du questionnaire les supprime ; il n'y a pas d'expiration automatique, intégrez donc la suppression à votre propre calendrier de conservation. La suppression des réponses de test efface les réponses, les fichiers qui y sont joints et toute réponse partielle enregistrée : c'est l'opération à mener après une phase pilote et avant la mise en ligne.

Transferts internationaux

Le contenu des questionnaires et les réponses sont conservés au Royaume-Uni. Deux prestataires hors du Royaume-Uni sont publiés sur la page des sous-traitants avant le traitement plutôt qu'en raison de celui-ci : l'acheminement de courriels et le résumé automatisé des réponses libres. Aucune de ces deux fonctions n'est développée : rien ne leur est donc transmis aujourd'hui et les données des questionnaires ne quittent pas actuellement le Royaume-Uni. Lorsque l'une d'elles sera utilisée, le transfert reposera sur l'avenant britannique aux transferts internationaux de données ou sur les clauses contractuelles types de l'UE. La liste complète, avec les finalités et les localisations, figure sur cette page.

Analyse automatisée des réponses rédigées

Cette fonction n'est pas développée. Aucun contenu de questionnaire n'est envoyé pour analyse automatisée, et rien sur la plateforme ne profile les répondants ni ne prend de décision automatisée à leur sujet. Nous en parlons ici uniquement parce que les services achats posent la question, et parce qu'un prestataire est déjà nommé sur la page des sous-traitants.

Ce qui serait envoyé, ce qui serait retiré avant l'envoi, la nécessité ou non pour le propriétaire d'un questionnaire de l'activer, la possibilité que le contenu serve à entraîner le modèle d'un prestataire, et l'application ou non de l'article 22 sont autant de questions auxquelles nous répondrons sur cette page avant que la fonction ne soit disponible — et non des questions auxquelles nous allons répondre par anticipation. Si vous évaluez la plateforme aujourd'hui, évaluez-la sans cela.

Droits des répondants, et comment y répondre

Les demandes des répondants vous parviennent en tant que responsable de traitement. Voici ce que la plateforme vous donne pour y répondre :

• Accès — les réponses individuelles peuvent être consultées une par une, exportées en CSV ou imprimées en PDF depuis le navigateur.
• Rectification et effacement — le propriétaire du questionnaire peut supprimer des réponses ; la suppression retire aussi les fichiers déposés et les réponses partielles associés.
• Portabilité — export CSV, avec une colonne par ligne de matrice et une colonne distincte pour le texte libre « Autre ». Voir exports et PDF.
• Opposition et retrait du consentement — traités par vous, selon votre propre politique ; la plateforme n'envoie pas de courriel aux répondants pour votre compte.

Une réserve pratique : si votre questionnaire est véritablement anonyme, vous serez peut-être dans l'incapacité d'identifier la réponse d'un demandeur, et le RGPD britannique n'exige pas que vous collectiez des données supplémentaires dans le seul but de rendre l'identification possible. Consignez ce raisonnement plutôt que de deviner une correspondance.

Violations de données à caractère personnel

Lorsque nous avons connaissance d'une violation de données à caractère personnel touchant des données que nous traitons pour vous, nous vous en informons sans retard injustifié, avec les éléments dont vous avez besoin pour votre propre appréciation au titre de l'article 33. La décision de notifier ou non l'ICO dans les 72 heures appartient au responsable de traitement — c'est-à-dire à vous — et nous vous donnerons ce que nous savons plutôt qu'une parole rassurante.

AIPD et procédures d'achat

Les consultations qui s'adressent à toute la population d'un territoire, ou qui touchent à la santé ou à la vulnérabilité, requièrent souvent une analyse d'impact relative à la protection des données. Nous remplissons les parties fournisseur d'une AIPD, répondons à un questionnaire de sécurité et communiquons l'accord de traitement des données avant contrat. Les mesures techniques sur lesquelles ces documents portent sont décrites sur la page sécurité ; l'essentiel, dit honnêtement, est que nous ne détenons aucune certification ISO 27001 ni SOC 2 et que nous l'annonçons d'emblée. Écrivez-nous via la page contact.

Cette page explique le fonctionnement de la plateforme. Elle ne constitue pas un conseil juridique et ne remplace ni votre propre analyse ni le délégué à la protection des données de votre organisation.