Dépôt de fichiers

À quoi sert une question de dépôt

Certaines réponses ne se saisissent pas au clavier. Un demandeur de subvention doit transmettre des comptes. Un locataire qui signale de l'humidité dispose d'une photographie. Un questionnaire fournisseur réclame un certificat. Un formulaire de recrutement attend un CV. Dans chaque cas, l'alternative à un champ de dépôt est un échange de courriels mené en parallèle de l'enquête — c'est ainsi que les pièces jointes finissent détachées de la réponse à laquelle elles appartiennent.

Un dépôt se place dans l'enquête comme n'importe quelle autre question. Il peut être rendu obligatoire, être affiché ou masqué par la logique conditionnelle, et recevoir une image de question et un intertitre intégré comme le reste de la palette. Placez-le derrière une règle de logique partout où il ne concerne qu'une partie des répondants : demander à tout le monde un document que la plupart n'ont pas est un moyen sûr de les perdre.

Comment fonctionnent réellement le stockage et l'accès

Le modèle de sécurité mérite ici d'être lu en détail, car « nous stockons vos fichiers en toute sécurité » est une affirmation que tous les outils d'enquête avancent et que peu expliquent.

Pourquoi une URL signée de 300 secondes plutôt qu'un lien permanent

Un lien permanent vers un fichier est un justificatif d'accès permanent. Une fois créé, il peut être collé dans un ticket, transféré, indexé ou abandonné dans l'historique d'un poste partagé, et il continue de fonctionner aussi longtemps que le fichier existe. Une URL signée inverse la logique : elle est émise au moment où une personne autorisée demande à voir le fichier, et elle expire au bout de cinq minutes, qu'elle ait été utilisée ou non.

Le compromis est assumé : une URL signée que vous copiez et rouvrez une heure plus tard ne s'ouvrira pas. C'est le comportement attendu. Rouvrez la réponse et un nouveau lien est émis.

Cloisonnement entre organisations

L'accès dépend de l'organisation propriétaire de l'enquête, et cette décision est fixée côté serveur plutôt que déduite de ce qu'envoie le navigateur. Les rôles au sein de l'organisation sont propriétaire, administrateur et membre, le dernier propriétaire étant protégé au niveau de la base de données contre toute suppression ou rétrogradation, afin qu'un compte ne se retrouve pas orphelin. La sécurité au niveau des lignes s'applique à tout le modèle de données ; la même approche de défense en profondeur est décrite sur la page enregistrer et reprendre, où les réponses partielles résident dans une table sans aucune politique.

Les dépôts dans vos résultats

Les pièces jointes apparaissent là où figure le reste de la réponse. Parcourir les réponses individuelles une à une vous donne le dépôt en contexte, avec tout ce que la personne a dit par ailleurs — c'est en général ainsi que l'on veut lire un dossier : la photographie à côté de la description, le certificat à côté de l'affirmation qu'il étaye.

Deux limites à anticiper. D'abord, un fichier déposé n'est pas ce qu'un graphique peut résumer : les dépôts se lisent, ils ne s'agrègent pas. Ensuite, un export CSV est un tableau de texte : construisez donc votre enquête de façon à recueillir dans des questions dénombrables les faits que vous comptez dénombrer, et réservez le dépôt aux pièces justificatives, non aux données qu'il vous faudra totaliser.

Demander des fichiers sans collecter plus que nécessaire

Un champ de dépôt est le moyen le plus rapide d'acquérir des données personnelles que vous n'aviez pas l'intention de détenir. Une photographie transporte des métadonnées. Un relevé bancaire en dit bien plus que le seul chiffre recherché. Au titre du UK GDPR, la minimisation des données n'est pas facultative. Par conséquent :

• Indiquez dans la question ce dont vous avez besoin et ce que vous en ferez.
• Demandez l'élément le plus restreint qui réponde à la question : une page, pas un dossier entier.
• Utilisez la logique conditionnelle pour que seuls les répondants concernés soient invités à déposer un fichier.
• Effacez les réponses de test avant de publier, afin que de vrais fichiers ne côtoient jamais les rebuts d'un essai.
• Fixez une durée de conservation et appliquez-la. Rien ne se supprime automatiquement selon un calendrier.

La page UK GDPR traite des rôles et des questions de base légale qui surgissent dans une DPIA, et la page sécurité énumère nos sous-traitants.

Ce que la fonctionnalité ne fait pas

• Aucune analyse antivirus des fichiers déposés.
• Aucun CAPTCHA sur la route de soumission.
• Aucune politique automatique de conservation ou d'expiration — la suppression est une décision qui vous revient.
• Aucune capture de signature électronique dans le champ de dépôt, et aucun encaissement de paiement.
• Aucun connecteur direct vers Drive, Dropbox ou SharePoint.

À lire également

Consultez la liste complète des 16 types de questions pour savoir ce qui peut accompagner un dépôt, le co-marquage partenaire par enquête si vous collectez des documents pour le compte d'une autre organisation, et la présentation du produit pour voir comment les pièces s'assemblent.