Subida de archivos

Para qué sirve una pregunta de subida

Hay respuestas que no se pueden escribir. Quien solicita una subvención tiene que presentar cuentas. Una persona inquilina que informa de humedades tiene una fotografía. Un cuestionario de proveedores necesita un certificado. Un formulario de selección necesita un currículo. En cada caso, la alternativa a un campo de subida es un hilo de correo paralelo a la encuesta, que es como los adjuntos acaban separados de la respuesta a la que pertenecen.

Una subida se sitúa en la encuesta como cualquier otra pregunta. Puede hacerse obligatoria, puede mostrarse u ocultarse con lógica condicional y puede llevar una imagen de pregunta y un encabezado en línea como el resto de la paleta. Póngala detrás de una regla de lógica siempre que solo sea pertinente para algunas personas: pedir a todo el mundo un documento que la mayoría no tiene es una forma segura de perderlas.

Cómo funcionan realmente el almacenamiento y el acceso

Vale la pena leer con detalle el modelo de seguridad, porque «guardamos sus archivos de forma segura» es una afirmación que hace toda herramienta de encuestas y que pocas explican.

Por qué una URL firmada de 300 segundos y no un enlace permanente

Un enlace permanente a un archivo es una credencial permanente. Una vez existe, puede pegarse en una incidencia, reenviarse, indexarse o quedarse en el historial de un navegador de un equipo compartido, y sigue funcionando mientras exista el archivo. Una URL firmada invierte eso: se genera en el momento en que alguien con derecho a ver el archivo lo pide, y caduca a los cinco minutos se haya usado o no.

La contrapartida es honesta: una URL firmada que copie y retome una hora después no se abrirá. Ese es el comportamiento previsto. Vuelva a abrir la respuesta y se emitirá un enlace nuevo.

Aislamiento entre organizaciones

El acceso lo decide la organización propietaria de la encuesta, y esa decisión se fija en el servidor en lugar de tomarse de nada que envíe el navegador. Los roles dentro de la organización son propietario, administrador y miembro, con la última persona propietaria protegida a nivel de base de datos frente a la eliminación o el descenso de rol, para que una cuenta no quede huérfana. La seguridad a nivel de fila se aplica en todo el modelo de datos; el mismo enfoque de defensa en profundidad se describe en la página de guardar y continuar, donde las respuestas parciales viven en una tabla sin ninguna política.

Las subidas en sus resultados

Los adjuntos aparecen donde aparece el resto de la respuesta. Consultar las respuestas individuales una a una le da la subida en su contexto, junto a todo lo demás que dijo esa persona, que suele ser la forma en que conviene leer un caso: la fotografía al lado de la descripción, el certificado al lado de la afirmación que respalda.

Dos límites que conviene prever. Primero, un archivo subido no es algo que un gráfico pueda resumir: las subidas se leen, no se agregan. Segundo, una exportación a CSV es una tabla de texto, así que diseñe la encuesta para recoger en preguntas contables los datos que piense contar y use la subida como prueba documental, no como datos que después tenga que sumar.

Pedir archivos sin recoger de más

Un campo de subida es la vía más rápida para acabar teniendo datos personales que no pretendía conservar. Una fotografía lleva metadatos. Un extracto bancario lleva mucho más que la única cifra que usted quería. Bajo el UK GDPR, la minimización de datos no es opcional, así que:

• Diga en la pregunta qué necesita y qué hará con ello.
• Pida lo más acotado que responda a la pregunta: una página, no un expediente entero.
• Use lógica condicional para que solo se pida subir archivos a quien realmente deba hacerlo.
• Borre las respuestas de prueba antes de publicar, para que los archivos reales no convivan con la basura de un ensayo.
• Decida un plazo de conservación y aplíquelo. Nada se borra solo de forma programada.

La página sobre el UK GDPR trata los roles y las cuestiones de base jurídica que surgen en una DPIA, y la página de seguridad enumera nuestros subencargados del tratamiento.

Qué no hace

• No analiza los archivos subidos en busca de virus.
• No hay CAPTCHA ni protección antispam en la vía de envío.
• No hay política automática de conservación ni de caducidad: la eliminación es una decisión suya.
• No captura firmas electrónicas ni cobra pagos.
• No hay conector directo a la nube para Drive, Dropbox o SharePoint.

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Consulte la lista completa de 16 tipos de pregunta para ver qué más puede acompañar a una subida, la marca de socios por encuesta si recoge documentos en nombre de otra entidad, y la visión general del producto para ver cómo se conectan las piezas.