Przesyłanie plików

Do czego służy pytanie o przesłanie pliku

Niektórych odpowiedzi nie da się wpisać. Wnioskodawca ubiegający się o dotację musi złożyć sprawozdanie finansowe. Najemca zgłaszający zawilgocenie ma zdjęcie. Kwestionariusz dla dostawcy wymaga certyfikatu. Formularz rekrutacyjny wymaga CV. W każdym z tych przypadków alternatywą dla pola przesyłania pliku jest wątek e-mailowy prowadzony obok ankiety, czyli dokładnie to, przez co załączniki odrywają się od odpowiedzi, do której należą.

Pytanie o plik znajduje się w ankiecie jak każde inne. Można je oznaczyć jako wymagane, można je pokazywać i ukrywać logiką warunkową i można mu nadać obraz pytania oraz nagłówek wbudowany, tak jak reszcie palety. Warto umieścić je za regułą logiki wszędzie tam, gdzie dotyczy tylko części respondentów — proszenie wszystkich o dokument, którego większość nie posiada, to pewny sposób na ich utratę.

Jak naprawdę działa przechowywanie i dostęp

Ten model bezpieczeństwa warto przeczytać dokładnie, ponieważ „przechowujemy Państwa pliki bezpiecznie” to deklaracja składana przez każde narzędzie ankietowe i wyjaśniana przez niewiele z nich.

Dlaczego podpisany adres URL na 300 sekund, a nie stały link

Stały link do pliku jest stałym poświadczeniem. Gdy raz powstanie, można go wkleić do zgłoszenia, przesłać dalej, zindeksować albo zostawić w historii przeglądarki na współdzielonym komputerze, a działa tak długo jak sam plik. Podpisany adres URL odwraca tę sytuację: powstaje w chwili, gdy ktoś uprawniony do zobaczenia pliku o niego poprosi, i wygasa po pięciu minutach niezależnie od tego, czy został użyty.

Kompromis jest uczciwy — podpisany adres URL skopiowany i otwarty po godzinie nie zadziała. Takie jest zamierzone zachowanie. Po ponownym otwarciu odpowiedzi wystawiany jest nowy link.

Izolacja organizacji

O dostępie decyduje to, do której organizacji należy ankieta, a decyzja ta zapada po stronie serwera, a nie na podstawie czegokolwiek, co przysyła przeglądarka. Role wewnątrz organizacji to właściciel, administrator i członek, przy czym ostatni właściciel jest chroniony przed usunięciem i degradacją na poziomie bazy danych, aby konto nie zostało osierocone. Zabezpieczenia na poziomie wiersza obowiązują w całym modelu danych; to samo podejście obrony w głąb opisano na stronie „zapisz i wróć później”, gdzie odpowiedzi częściowe leżą w tabeli bez żadnych zasad.

Przesłane pliki w Państwa wynikach

Załączniki pojawiają się tam, gdzie reszta odpowiedzi. Przeglądanie pojedynczych odpowiedzi jedna po drugiej pokazuje przesłany plik w kontekście wszystkiego innego, co dana osoba napisała, a właśnie tak zwykle chce się czytać sprawę: zdjęcie obok opisu, certyfikat obok twierdzenia, które potwierdza.

Dwa ograniczenia, które trzeba uwzględnić. Po pierwsze przesłanego pliku nie podsumuje żaden wykres — pliki się czyta, a nie agreguje. Po drugie eksport CSV jest tabelą tekstu, więc proszę zbudować ankietę tak, by fakty przeznaczone do zliczania trafiały do pytań policzalnych, a przesyłanie plików służyło jako dowód, a nie jako dane, które później trzeba będzie zsumować.

Jak prosić o pliki, nie zbierając zbyt wiele

Pole przesyłania pliku to najszybszy sposób na pozyskanie danych osobowych, których nie zamierzali Państwo przechowywać. Zdjęcie niesie metadane. Wyciąg bankowy niesie znacznie więcej niż jedną liczbę, o którą chodziło. Zgodnie z UK GDPR minimalizacja danych nie jest opcjonalna, zatem:

• W treści pytania proszę napisać, czego Państwo potrzebują i co z tym zrobią.
• Proszę prosić o najwęższą rzecz, która odpowiada na pytanie — o jedną stronę, a nie o cały dokument.
• Proszę użyć logiki warunkowej, aby prośba trafiała wyłącznie do respondentów, których dotyczy.
• Proszę wyczyścić odpowiedzi testowe przed publikacją, aby prawdziwe pliki nigdy nie leżały obok śmieci z próby.
• Proszę wyznaczyć okres przechowywania i go egzekwować. Nic nie usuwa się samo według harmonogramu.

Strona o UK GDPR omawia role i kwestie podstawy prawnej, które pojawiają się przy DPIA, a strona o bezpieczeństwie wymienia nasze podmioty podprzetwarzające.

Czego ta funkcja nie robi

• Brak skanowania przesłanych plików pod kątem wirusów.
• Brak CAPTCHY i ochrony przed spamem na ścieżce przesyłania pliku.
• Brak automatycznej polityki przechowywania i wygasania — usunięcie jest Państwa decyzją.
• Brak zbierania podpisów elektronicznych w tym miejscu i brak przyjmowania płatności.
• Brak bezpośredniej integracji z chmurą: Drive, Dropbox ani SharePoint.

Powiązane

Pełną listę 16 typów pytań warto przejrzeć, aby zobaczyć, co jeszcze może stanąć obok pytania o plik; identyfikacja partnera ustawiana osobno dla każdej ankiety przyda się, gdy zbierają Państwo dokumenty w imieniu innej organizacji, a przegląd produktu pokazuje, jak poszczególne elementy się łączą.