Brytyjskie RODO

Kto za co odpowiada

Brytyjskie RODO dzieli odpowiedzialność między organizację, która decyduje o celach przetwarzania danych osobowych (administrator), a organizację, która przetwarza je w jej imieniu (podmiot przetwarzający). Na tej platformie podział wygląda następująco.

Relacja powierzenia jest udokumentowana w naszej umowie powierzenia przetwarzania danych, która zawiera postanowienia wymagane artykułem 28 ust. 3, zobowiązanie dotyczące podmiotów podprzetwarzających oraz mechanizmy przekazywania danych. Możesz ją przeczytać, zanim założysz konto.

Podstawę prawną wybierasz Ty

Nie możemy wybrać podstawy prawnej za Ciebie, ponieważ nie wiemy, po co prowadzisz ankietę. W praktyce większość ankiet trafia na jedną z trzech.

• Zadanie publiczne — zwykła podstawa dla samorządu lub podmiotu ochrony zdrowia prowadzącego konsultacje z mieszkańcami albo pacjentami w ramach zadania ustawowego.
• Prawnie uzasadniony interes — częsty przy badaniach wśród klientów lub członków, gdy przeprowadziłeś ocenę prawnie uzasadnionego interesu.
• Zgoda — właściwa tam, gdzie ankieta jest naprawdę dobrowolna i pytasz o coś, czego respondent mógłby rozsądnie odmówić, a wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej udzielenie.

Jeśli Twoja ankieta pyta o zdrowie, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, przynależność związkową albo poglądy polityczne, przetwarzasz szczególne kategorie danych i potrzebujesz warunku z artykułu 9 obok podstawy prawnej. Najczęstszym przypadkiem są pytania monitorujące równość. Napisz o tym na pierwszym ekranie ankiety i zostaw te pytania nieobowiązkowe.

Anonimowość: mów o niej rzetelnie

Ankieta jest anonimowa tylko wtedy, gdy z zebranych danych nie da się nikogo ponownie zidentyfikować. Trzy funkcje tej platformy po cichu łamią anonimowość, jeśli się o nich zapomni: pytanie o adres e-mail albo pytanie o adres, pole ukryte niosące numer referencyjny z Twojego własnego systemu oraz przesłany plik, którego treść lub nazwa identyfikuje osobę. Nie obiecuj anonimowości, korzystając z którejkolwiek z tych trzech rzeczy. Uczciwym słowem jest zwykle „poufność” — czyli wiesz, kto odpowiedział, ale nie będziesz tego raportować w sposób umożliwiający identyfikację.

Minimalizacja danych i retencja

Logika warunkowa jest w takim samym stopniu środkiem ochrony danych, co ułatwieniem: pytanie, które jest ukryte, to pytanie, które niczego nie zbiera. Używaj jej, żeby nie pytać całych grup ludzi o informacje, z którymi i tak nic nie zrobisz.

Retencja to Twoja decyzja. Odpowiedzi pozostają w bazie danych, dopóki właściciel ankiety ich nie usunie; nie ma automatycznego wygasania, więc wbuduj usuwanie we własny harmonogram retencji. Usunięcie odpowiedzi testowych kasuje same odpowiedzi, przesłane w nich pliki oraz wszelkie zapisane odpowiedzi częściowe — to właściwa czynność po pilotażu ankiety, a przed jej uruchomieniem.

Przekazywanie międzynarodowe

Treść ankiet i odpowiedzi są przechowywane w Wielkiej Brytanii. Dwaj dostawcy spoza Wielkiej Brytanii są wymienieni na stronie podmiotów podprzetwarzających z wyprzedzeniem, a nie dlatego, że coś już przetwarzają: dostarczanie poczty oraz automatyczne streszczanie odpowiedzi otwartych. Żadna z tych funkcji nie jest zbudowana, więc dzisiaj nic do nich nie trafia, a dane ankietowe obecnie nie opuszczają Wielkiej Brytanii. Gdy któraś z nich zostanie uruchomiona, przekazywanie danych oprze się na brytyjskim aneksie o międzynarodowym przekazywaniu danych albo na standardowych klauzulach umownych UE. Pełna lista, wraz z celami i lokalizacjami, znajduje się na tamtej stronie.

Automatyczna analiza odpowiedzi pisemnych

Ta funkcja nie jest zbudowana. Żadna treść ankiet nie jest przekazywana do automatycznej analizy, a nic na platformie nie profiluje respondentów ani nie podejmuje wobec osób fizycznych zautomatyzowanych decyzji. Wspominamy o tym wyłącznie dlatego, że pytają o to działy zakupów i że dostawca takiej usługi jest już wymieniony na stronie podmiotów podprzetwarzających.

Co byłoby wysyłane, co byłoby usuwane przed wysłaniem, czy właściciel ankiety musiałby to włączyć, czy treść mogłaby posłużyć do trenowania modelu dostawcy i czy w grę wchodzi artykuł 22 — na wszystkie te pytania odpowiemy na tej stronie, zanim funkcja będzie dostępna, a nie spekulacyjnie teraz. Jeśli oceniasz platformę dzisiaj, oceniaj ją bez tego.

Prawa respondentów i jak je realizować

Żądania od respondentów trafiają do Ciebie jako administratora. Oto, co platforma daje Ci do ich obsłużenia:

• Dostęp — pojedyncze odpowiedzi można przeglądać jedna po drugiej, wyeksportować do CSV albo wydrukować do PDF z przeglądarki.
• Sprostowanie i usunięcie — właściciel ankiety może usuwać odpowiedzi; usunięcie kasuje także powiązane pliki i zapisy częściowe.
• Przenoszenie danych — eksport do CSV, z jedną kolumną na każdy wiersz macierzy i osobną kolumną na treść wpisaną w polu „Inne”. Zobacz eksporty i PDF.
• Sprzeciw i wycofanie zgody — obsługiwane przez Ciebie w ramach Twojej własnej polityki; platforma nie wysyła e-maili do respondentów w Twoim imieniu.

Jedno praktyczne zastrzeżenie: jeśli Twoja ankieta jest naprawdę anonimowa, możesz nie być w stanie wskazać odpowiedzi osoby składającej żądanie, a brytyjskie RODO nie wymaga zbierania dodatkowych danych wyłącznie po to, by identyfikacja stała się możliwa. Udokumentuj to rozumowanie, zamiast zgadywać dopasowanie.

Naruszenia ochrony danych osobowych

Gdy dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych, które przetwarzamy dla Ciebie, powiadomimy Cię bez zbędnej zwłoki, przekazując informacje potrzebne do Twojej własnej oceny w świetle artykułu 33. Decyzja o zgłoszeniu do organu nadzorczego (ICO) w ciągu 72 godzin należy do administratora, czyli do Ciebie, a my przekażemy Ci to, co wiemy, zamiast zapewnień.

Oceny skutków i postępowania zakupowe

Konsultacje obejmujące całą populację danego obszaru albo dotykające zdrowia lub sytuacji osób w trudnym położeniu często wymagają oceny skutków dla ochrony danych. Wypełnimy części dotyczące dostawcy, odpowiemy na kwestionariusz bezpieczeństwa i udostępnimy umowę powierzenia przed zawarciem umowy. Zabezpieczenia techniczne, o które pytają te dokumenty, są opisane na stronie o bezpieczeństwie; uczciwy nagłówek brzmi tak, że nie posiadamy certyfikacji ISO 27001 ani SOC 2 i mówimy o tym od razu. Pytaj przez stronę kontaktową.

Ta strona wyjaśnia, jak działa platforma. Nie jest poradą prawną i nie zastępuje Twojej własnej oceny ani inspektora ochrony danych w Twojej organizacji.