Datei-Uploads

Wozu eine Upload-Frage dient

Manche Antworten lassen sich nicht tippen. Wer eine Förderung beantragt, muss Abschlüsse einreichen. Wer Feuchtigkeit in der Wohnung meldet, hat ein Foto. Ein Lieferantenfragebogen braucht ein Zertifikat. Ein Bewerbungsformular braucht einen Lebenslauf. In all diesen Fällen ist die Alternative zum Upload-Feld ein E-Mail-Verlauf neben der Umfrage — und genau so lösen sich Anhänge von der Antwort, zu der sie gehören.

Ein Upload steht in der Umfrage wie jede andere Frage. Er lässt sich als Pflichtfeld setzen, durch Bedingungslogik ein- und ausblenden und wie der Rest der Palette mit einem Fragebild und einer Zwischenüberschrift versehen. Setzen Sie ihn überall dort hinter eine Regel, wo er nur einen Teil der Teilnehmenden betrifft — alle nach einem Dokument zu fragen, das die meisten nicht haben, ist ein verlässlicher Weg, sie zu verlieren.

Wie Speicherung und Zugriff tatsächlich funktionieren

Das Sicherheitsmodell lohnt hier die genaue Lektüre, denn „wir speichern Ihre Dateien sicher“ behauptet jedes Umfragewerkzeug und kaum eines erklärt es.

Warum eine signierte URL für 300 Sekunden statt eines dauerhaften Links

Ein dauerhafter Link zu einer Datei ist ein dauerhafter Berechtigungsnachweis. Einmal vorhanden, lässt er sich in ein Ticket einfügen, weiterleiten, indexieren oder im Browserverlauf eines gemeinsam genutzten Rechners zurücklassen — und er funktioniert, solange die Datei existiert. Eine signierte URL dreht das um: Sie entsteht in dem Moment, in dem jemand mit Leseberechtigung sie anfordert, und sie verfällt nach fünf Minuten, ob sie genutzt wurde oder nicht.

Der Preis dafür sei offen genannt — eine signierte URL, die Sie kopieren und eine Stunde später aufrufen, öffnet nichts mehr. Das ist so gewollt. Öffnen Sie die Antwort erneut, wird ein neuer Link ausgestellt.

Trennung zwischen Organisationen

Über den Zugriff entscheidet, welcher Organisation die Umfrage gehört, und diese Entscheidung wird serverseitig festgelegt statt aus dem übernommen, was der Browser sendet. Die Rollen innerhalb der Organisation sind Inhaber, Administration und Mitglied, wobei die letzte Inhaberrolle auf Datenbankebene vor Entfernung und Herabstufung geschützt ist, damit kein Konto verwaist. Zeilensicherheit gilt im gesamten Datenmodell; dieselbe Staffelung beschreibt die Seite zu Speichern und fortsetzen, wo Teilantworten in einer Tabelle ganz ohne Richtlinien liegen.

Uploads in Ihren Ergebnissen

Anhänge erscheinen dort, wo auch der Rest der Antwort steht. Wenn Sie einzelne Antworten nacheinander durchsehen, steht der Upload im Zusammenhang mit allem anderen, was diese Person gesagt hat — und meist will man einen Fall genau so lesen: das Foto neben der Beschreibung, das Zertifikat neben der Angabe, die es belegt.

Zwei Grenzen, die man einplanen sollte. Erstens lässt sich eine hochgeladene Datei nicht in einem Diagramm zusammenfassen — Uploads werden gelesen, nicht aggregiert. Zweitens ist ein CSV-Export eine Tabelle aus Text. Bauen Sie Ihre Umfrage also so, dass die Tatsachen, die Sie zählen wollen, in zählbaren Fragen erfasst werden, und nutzen Sie den Upload für Belege, nicht für Daten, die Sie später summieren müssen.

Nach Dateien fragen, ohne zu viel zu erheben

Ein Upload-Feld ist der schnellste Weg, an personenbezogene Daten zu kommen, die Sie gar nicht halten wollten. Ein Foto trägt Metadaten. Ein Kontoauszug trägt sehr viel mehr als die eine Zahl, die Sie brauchten. Nach UK GDPR ist Datenminimierung nicht freiwillig, also:

• Sagen Sie in der Frage, was Sie brauchen und was Sie damit tun.
• Fragen Sie das Engste ab, das die Frage beantwortet — eine Seite, nicht eine ganze Akte.
• Nutzen Sie Bedingungslogik, damit nur die Personen zum Upload aufgefordert werden, bei denen er nötig ist.
• Löschen Sie Testantworten vor der Veröffentlichung, damit echte Dateien nie neben dem Ausschuss eines Probelaufs liegen.
• Legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest und handeln Sie danach. Nichts löscht sich von selbst nach Plan.

Die Seite zur UK-DSGVO behandelt die Rollen und die Fragen zur Rechtsgrundlage, die in einer DPIA auftauchen, und die Seite zur Sicherheit nennt unsere Unterauftragsverarbeiter.

Was es nicht leistet

• Keine Virenprüfung hochgeladener Dateien.
• Kein CAPTCHA und kein Spam-Schutz auf dem Weg des Absendens.
• Keine automatische Aufbewahrungs- oder Verfallsregel — die Löschung ist Ihre Entscheidung.
• Keine Erfassung elektronischer Signaturen und kein Zahlungseinzug.
• Keine unmittelbare Anbindung an Drive, Dropbox oder SharePoint.

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