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O registo de auditoria é a assinatura.
O NumoForms tem um tipo de pergunta de assinatura: quem responde escreve o seu nome ou desenha uma marca. O que fica guardado é todo o registo de auditoria — a marca, se foi escrita ou desenhada, o texto exato do acordo que estava no ecrã, um resumo SHA-256 desse texto, uma data e hora ISO 8601 e o agente do utilizador. Trata-se de uma assinatura eletrónica simples ao abrigo do Electronic Communications Act 2000 e do UK eIDAS. Não é uma assinatura eletrónica qualificada.
Porque a marca é a parte menos importante
Um rabisco digitalizado prova muito pouco. Pode ser retirado de um documento e colado noutro, e nada na imagem diz contra que documento foi feito. O que dá peso a uma assinatura eletrónica simples é a prova de um ato deliberado: a esta pessoa foi mostrada esta formulação, a esta hora, e ela assinou-a.
Por isso, a pergunta guarda a própria formulação e não uma referência para ela. O texto do acordo viaja com a resposta, e o registo continua a ler-se corretamente se o inquérito for mais tarde editado, reformulado ou arquivado.
Ao lado do texto fica um resumo SHA-256 desse mesmo texto. Volte a calcular o resumo da formulação guardada, compare-o com o resumo guardado, e uma correspondência significa que a formulação é, byte a byte, aquela que foi apresentada. Uma divergência significa que foi alterada depois da assinatura. Mudar um único carácter, um «não», um valor ou uma data, produz um resumo completamente diferente. É para isso que o resumo serve. É calculado no navegador com a Web Crypto API, que exige uma ligação segura; as páginas de assinatura são servidas por HTTPS, pelo que em utilização normal está sempre disponível.
O que é guardado em cada assinatura
| Campo | O que contém |
|---|---|
| A marca | O nome tal como foi escrito, ou um traçado SVG se foi desenhado. Um traçado, não uma imagem. |
| Método | Se a pessoa escreveu a assinatura ou a desenhou. |
| Texto do acordo | A formulação exata mostrada acima da área de assinatura, guardada literalmente para que o registo se leia por si só, sem o inquérito. |
| Resumo do documento | Um resumo SHA-256 dessa formulação, codificado em hexadecimal. |
| Assinado em | Uma data e hora ISO 8601 recolhida no momento da assinatura. |
| Agente do utilizador | A cadeia de navegador e dispositivo, guardada até aos primeiros 300 caracteres. |
A data e hora da assinatura vem do dispositivo de quem responde; a própria resposta é datada pela base de dados quando chega. Dois relógios no registo, em vez de um.
Escrita ou desenhada
Escrever
Um único campo para o nome completo, apresentado num tipo de letra manuscrito. Mais rápido no telemóvel, utilizável só com teclado e ainda legível seis meses depois, o que uma marca desenhada num painel tátil muitas vezes não é.
Desenhar
Uma área de desenho tratada com eventos de ponteiro, para que o rato, o dedo e a caneta sigam todos o mesmo caminho no código, mais um controlo para limpar e recomeçar. Quem responde escolhe o método, e fica registado qual usou.
Uma marca desenhada é um traçado, não uma imagem
A forma óbvia de guardar uma assinatura desenhada é um URL de dados PNG. O NumoForms guarda antes o traço como um caminho SVG: uma cadeia de coordenadas em vez de um mapa de bits codificado. Uma fração dos bytes numa linha de resposta, e ajusta-se a qualquer tamanho sem perder definição nos limites. O que sai do produto é o registo e não uma marca desenhada — veja os limites mais abaixo.
Onde uma assinatura eletrónica simples chega
Ao abrigo do Electronic Communications Act 2000 e do UK eIDAS, uma assinatura eletrónica simples é admissível para a maioria dos acordos e não precisa de um prestador de serviços de confiança por trás. Isso cobre boa parte da papelada que os formulários já transportam:
- Formulários de consentimento, incluindo consentimento para investigação e para fotografia.
- Autorizações escolares e de visitas de estudo.
- Contratos comuns e acordos de prestação de serviços.
- Declarações de veracidade num relatório de apoio ou de financiamento.
- Confirmação de que uma política ou um código de conduta foi lido.
Onde não chega
Uma assinatura eletrónica qualificada é um instrumento diferente: um certificado de um prestador de serviços de confiança, emitido contra uma identidade verificada, criado num dispositivo qualificado. Não somos um prestador de serviços de confiança e nada aqui equivale a um. Se o seu processo exige QES, precisa de outro produto, e qualquer fornecedor que sugira o contrário merece um segundo olhar.
Uma assinatura simples também não verifica a identidade: regista o que foi acordado e quando, não quem tinha o dispositivo na mão. Vale a pena enunciar os restantes limites com clareza:
- Sem certificado, sem prestador de serviços de confiança, sem assinaturas qualificadas.
- Sem verificação de identidade e sem passo de testemunha ou de contra-assinatura. Uma pessoa assina uma resposta.
- Não é possível carregar um documento existente para ser assinado. A formulação vive na pergunta, escrita por pergunta e não por inquérito.
- Nada é enviado por e-mail a quem assina. O registo fica com a resposta, e uma exportação CSV leva os campos de auditoria como dados e não como uma imagem da marca.
Esta página descreve aquilo que o produto regista. Não é aconselhamento jurídico, e saber se uma assinatura eletrónica simples serve para um determinado acordo é um juízo seu ou da sua equipa jurídica.
Como encaixa no resto do inquérito
A assinatura fica no grupo Avançado da paleta do editor, ao lado do carregamento de ficheiros e da morada, e aceita as mesmas definições que qualquer outro tipo de pergunta. Pode ser marcada como obrigatória, pode ficar atrás de lógica condicional para que só o ramo relevante tenha de assinar, e a formulação do acordo é escrita por pergunta e não por inquérito.
Uma resposta assinada pode depois passar por aprovações de passo único, em que a decisão e a respetiva data e hora são escritas pela base de dados em vez de fornecidas pelo cliente. O registo de auditoria e o registo de aprovação são guardados da mesma forma, pela mesma razão.
O registo vive na linha da resposta, na mesma base de dados alojada no Reino Unido que tudo o resto, sob segurança ao nível da linha e com o isolamento entre organizações fixado no servidor. Veja a página de segurança.
Perguntas frequentes sobre assinaturas eletrónicas
Um nome escrito é uma assinatura eletrónica válida no Reino Unido?
O Electronic Communications Act 2000 torna uma assinatura eletrónica admissível como prova, e o UK eIDAS confirma que não se nega efeito jurídico a uma assinatura apenas por ser eletrónica. As assinaturas eletrónicas simples são usadas correntemente em formulários de consentimento, autorizações, declarações e contratos comuns. O que normalmente está em causa não é o formato da marca, mas a capacidade de demonstrar o que foi acordado e quando.
Isto é uma assinatura eletrónica qualificada?
Não. Uma assinatura eletrónica qualificada exige um certificado emitido por um prestador de serviços de confiança, associado a uma identidade verificada, criado num dispositivo qualificado de criação de assinatura. O NumoForms não é um prestador de serviços de confiança e não emite QES. Se o seu processo exige uma assinatura qualificada, precisa de outro produto.
O que acontece se a formulação do acordo for alterada depois de as pessoas assinarem?
Nada muda nos registos já recolhidos. Cada assinatura tem a sua própria cópia da formulação e o seu próprio resumo, pelo que as assinaturas anteriores continuam a mostrar o texto que essas pessoas viram, enquanto as assinaturas recolhidas depois da alteração levam o texto novo e um resumo diferente.
Uma assinatura eletrónica prova quem assinou?
Não, e nenhuma assinatura eletrónica simples o faz. Regista um ato deliberado, a formulação a que esse ato se aplicou, o momento e o dispositivo, mas não verifica a identidade. Se a identidade importa, recolha-a ao lado da assinatura com uma pergunta de e-mail ou de morada, ou passe um identificador já conhecido através de um campo oculto.
Uma pergunta de assinatura pode ser obrigatória?
Sim. Uma pergunta de assinatura aceita a mesma marca de obrigatória que qualquer outra pergunta, pelo que o inquérito não é submetido sem ela, e pode ficar atrás de lógica condicional para ser pedida apenas nos ramos em que se aplica.
Adicione uma assinatura ao seu formulário.
Coloque uma pergunta de assinatura em qualquer inquérito e a pessoa escreve o seu nome ou desenha uma marca. Guardado com ela fica o registo que lhe dá peso: a formulação exata que aceitou, um hash SHA-256 dessa formulação, o método, o momento e o dispositivo.
- Escrita ou desenhada, quem responde escolhe
- O texto do acordo guardado na íntegra e com hash
- Assinaturas eletrónicas simples, não qualificadas
