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La pista de auditoría es la firma.
NumoForms tiene un tipo de pregunta de firma: la persona escribe su nombre o dibuja una marca. Lo que se guarda es todo el registro de auditoría: la marca, si se escribió o se dibujó, el texto exacto del acuerdo que había en pantalla, un hash SHA-256 de ese texto, una marca de tiempo ISO 8601 y el agente de usuario. Se trata de una firma electrónica simple según la Electronic Communications Act 2000 y el UK eIDAS. No es una firma electrónica cualificada.
Por qué la marca es lo menos importante
Un garabato escaneado demuestra muy poco. Puede sacarse de un documento y pegarse en otro, y nada en la imagen indica contra qué documento se hizo. Lo que da peso a una firma electrónica simple es la prueba de un acto deliberado: a esta persona se le mostró esta redacción, en este momento, y la firmó.
Por eso la pregunta guarda la propia redacción y no una referencia a ella. El texto del acuerdo viaja con la respuesta, y el registro sigue leyéndose correctamente aunque la encuesta se edite, se reformule o se archive después.
Junto al texto se guarda un hash SHA-256 de ese mismo texto. Vuelva a calcular el hash de la redacción almacenada, compárelo con el hash guardado, y una coincidencia significa que la redacción es byte a byte la que se presentó. Una discrepancia significa que se alteró después de firmar. Cambiar un solo carácter —un «no», una cifra o una fecha— produce un hash completamente distinto. Para eso está el hash. Se calcula en el navegador con la Web Crypto API, que necesita una conexión segura; las páginas de firma se sirven por HTTPS, así que en uso normal siempre está disponible.
Qué se guarda con cada firma
| Campo | Qué contiene |
|---|---|
| La marca | El nombre tal y como se escribió, o un trazado SVG si se dibujó. Un trazado, no una imagen. |
| Método | Si la persona escribió la firma o la dibujó. |
| Texto del acuerdo | La redacción exacta que aparecía sobre el área de firma, guardada literalmente para que el registro se entienda por sí solo, sin la encuesta. |
| Hash del documento | Un hash SHA-256 de esa redacción, codificado en hexadecimal. |
| Firmado el | Una marca de tiempo ISO 8601 tomada en el momento de firmar. |
| Agente de usuario | La cadena de navegador y dispositivo, guardada hasta los primeros 300 caracteres. |
La marca de tiempo de la firma procede del dispositivo de quien firma; la respuesta en sí la marca temporalmente la base de datos cuando llega. Dos relojes en el registro en lugar de uno.
Escrita o dibujada
Escribirla
Un único campo para el nombre completo, mostrado con una tipografía caligráfica. Más rápido en el móvil, utilizable solo con teclado y todavía legible seis meses después, cosa que una marca dibujada en un panel táctil a menudo no es.
Dibujarla
Un área de dibujo gestionada con eventos de puntero, de modo que el ratón, el dedo y el lápiz siguen el mismo camino en el código, más un control para empezar de nuevo. La persona elige el método, y queda registrado cuál usó.
Una marca dibujada es un trazado, no una imagen
La forma evidente de conservar una firma dibujada es una URL de datos PNG. NumoForms guarda en su lugar el trazo como un trazado SVG: una cadena de coordenadas en vez de un mapa de bits codificado. Una fracción de los bytes en una fila de respuesta, y escala a cualquier tamaño sin perder nitidez en los bordes. Lo que sale del producto es el registro y no una marca renderizada: véanse los límites más abajo.
Dónde basta una firma electrónica simple
Conforme a la Electronic Communications Act 2000 y al UK eIDAS, una firma electrónica simple es admisible para la mayoría de los acuerdos y no necesita ningún prestador de servicios de confianza detrás. Eso cubre buena parte del papeleo que ya llevan los formularios:
- Formularios de consentimiento, incluidos los de investigación y los de uso de imagen.
- Autorizaciones escolares y permisos para excursiones.
- Contratos ordinarios y acuerdos de servicio.
- Declaraciones de veracidad en una justificación de subvención o financiación.
- Constancia de que se ha leído una política o un código de conducta.
Dónde no basta
Una firma electrónica cualificada es un instrumento distinto: un certificado de un prestador de servicios de confianza, emitido contra una identidad verificada y creado en un dispositivo cualificado. No somos un prestador de servicios de confianza y nada de lo que hay aquí equivale a uno. Si su procedimiento exige una QES, necesita otro producto, y cualquier proveedor que dé a entender lo contrario merece una segunda mirada.
Una firma simple tampoco verifica la identidad: registra qué se acordó y cuándo, no quién tenía el dispositivo en la mano. Vale la pena enunciar con claridad el resto de los límites:
- Sin certificado, sin prestador de servicios de confianza, sin firmas cualificadas.
- Sin verificación de identidad y sin paso de testigo ni de refrendo. Una persona firma una respuesta.
- No puede subirse un documento existente para firmarlo. La redacción vive en la pregunta, y se escribe por pregunta y no por encuesta.
- No se envía nada por correo a quien firma. El registro se queda con la respuesta, y una exportación a CSV lleva los campos de auditoría como datos, no como una imagen de la marca.
Esta página describe lo que registra el producto. No es asesoramiento jurídico, y si una firma electrónica simple resulta adecuada para un acuerdo concreto es una valoración que le corresponde a usted o a su equipo jurídico.
Cómo encaja en el resto de la encuesta
La firma está en el grupo Avanzado de la paleta del editor, junto a la subida de archivos y la dirección, y admite los mismos ajustes que cualquier otro tipo de pregunta. Puede marcarse como obligatoria, puede situarse detrás de lógica condicional para que solo se pida firmar en la rama pertinente, y su redacción del acuerdo se escribe por pregunta y no por encuesta.
Una respuesta firmada puede pasar después por las aprobaciones de un solo paso, donde la decisión y su marca de tiempo las escribe la base de datos en lugar de aportarlas el cliente. El registro de auditoría y el de aprobación se conservan de la misma manera, por la misma razón.
El registro vive en la fila de la respuesta, en la misma base de datos alojada en el Reino Unido que todo lo demás, bajo seguridad a nivel de fila y con el aislamiento entre organizaciones fijado en el servidor. Véase la página de seguridad.
Preguntas frecuentes sobre las firmas electrónicas
¿Es un nombre escrito una firma electrónica válida en el Reino Unido?
La Electronic Communications Act 2000 hace admisible como prueba una firma electrónica, y el UK eIDAS confirma que a una firma no se le niega efecto jurídico por el mero hecho de ser electrónica. Las firmas electrónicas simples se usan de forma habitual en formularios de consentimiento, autorizaciones, declaraciones y contratos ordinarios. Lo que normalmente se cuestiona no es el formato de la marca, sino si puede demostrar qué se acordó y cuándo.
¿Es esto una firma electrónica cualificada?
No. Una firma electrónica cualificada exige un certificado emitido por un prestador de servicios de confianza, vinculado a una identidad verificada, en un dispositivo cualificado de creación de firma. NumoForms no es un prestador de servicios de confianza y no emite QES. Si su procedimiento exige una firma cualificada, necesita otro producto.
¿Qué ocurre si se edita la redacción del acuerdo después de que la gente haya firmado?
No cambia nada en los registros ya recogidos. Cada firma lleva su propia copia de la redacción y su propio hash, así que las firmas anteriores siguen mostrando el texto que esas personas vieron realmente, mientras que las recogidas después de la edición llevan el texto nuevo y un hash distinto.
¿Demuestra una firma electrónica quién firmó?
No, y ninguna firma electrónica simple lo hace. Registra un acto deliberado, la redacción a la que se aplicó ese acto, el momento y el dispositivo, pero no verifica la identidad. Si la identidad importa, recójala junto a la firma con una pregunta de correo o de dirección, o pase un identificador conocido mediante un campo oculto.
¿Puede hacerse obligatoria una pregunta de firma?
Sí. Una pregunta de firma admite la misma marca de obligatoriedad que cualquier otra, así que la encuesta no se enviará sin ella, y puede situarse detrás de lógica condicional para pedirla solo en las ramas en las que corresponde.
Añada una firma a su formulario.
Ponga una pregunta de firma en cualquier encuesta y quien responda escribirá su nombre o trazará su firma. Con ella se guarda el registro que le da peso: el texto exacto que aceptó, un hash SHA-256 de ese texto, el método, la hora y el dispositivo.
- Escrita o trazada, lo elige quien responde
- El texto aceptado se guarda literal y se hashea
- Firmas electrónicas simples, no cualificadas
