Analizar
Nada cuenta hasta que alguien lo firma.
Con las aprobaciones activadas, una respuesta enviada espera una decisión de aprobación o rechazo, con un comentario opcional, antes de contar como completa. Puede designar una lista de personas aprobadoras por encuesta; si no lo hace, puede decidir cualquier persona con permiso de edición en la organización. Quién decidió y en qué momento lo registra la base de datos a partir de la sesión autenticada, no lo aporta el navegador, que es la diferencia entre una pista de auditoría y una simple afirmación.
Las aprobaciones son de un solo paso. Una decisión por respuesta, sin cadenas, sin delegación, sin suplencias por ausencia, sin escalado y sin recordatorios automáticos. Si su procedimiento necesita una cadena de tres etapas, más vale saberlo en esta página que en la tercera semana de una implantación.
Cómo cambia realmente el estado
Una respuesta llega en estado de espera. Es un envío completo —todas las respuestas, todos los archivos subidos, todas las firmas guardadas como lo estarían en cualquier caso—, pero marcado como pendiente de decisión. Quien aprueba lo abre y lo aprueba o lo rechaza, con un comentario opcional en cualquiera de los dos sentidos. Esa es toda la máquina de estados, y su brevedad es deliberada: no existe un «devuelto para subsanación» ni un ciclo de reenvío que reabra el registro para quien respondió. Una respuesta rechazada permanece donde está y sigue siendo legible dentro de la organización.
La decisión no altera los datos. La vista de resultados sigue contando la respuesta en sus gráficos por pregunta. La aprobación es una decisión registrada sobre un envío, no un filtro que lo oculte.
Qué se escribe y quién lo escribe
Se guardan cuatro cosas con cada decisión. Dos de ellas son la razón de ser de esta función.
Decisión
Aprobada o rechazada. Una vez tomada la decisión no hay un tercer estado.
Quién decide
Lo toma la base de datos de la sesión autenticada, no de un campo enviado por el navegador.
Marca de tiempo
Se escribe en el servidor en el momento en que llega la decisión, no se lee del reloj de quien revisa.
Comentario
Opcional tanto al aprobar como al rechazar, se guarda con la decisión y solo es visible dentro de la organización.
Muchas herramientas le dirán quién aprobó algo. La pregunta que conviene hacerle a un proveedor es de dónde salió ese nombre. Si es el cliente quien envía la identidad de quien aprueba junto con la decisión, cualquiera capaz de llamar al extremo puede escribir cualquier nombre y cualquier hora en el registro de auditoría.
Aquí la identidad y la marca de tiempo las toma la propia base de datos de la sesión autenticada. Un navegador no puede ofrecerlas, así que no puede equivocarlas. Es el mismo planteamiento que el resto de la plataforma: seguridad a nivel de fila en todas partes, aislamiento entre organizaciones fijado en el servidor y reglas como la fecha de cierre o el límite de respuestas aplicadas por disparadores de base de datos y no por la interfaz.
Quien responde nunca ve la decisión
El estado de aprobación es invisible para la persona que rellenó el formulario. Envía, ve la pantalla de agradecimiento y ahí termina. Sin seguimiento de estado y sin un correo automático que le comunique que se le ha denegado algo.
Es una decisión, no un olvido. Un rechazo suele ser procedimental —la prueba documental equivocada, una solicitud fuera del programa, un duplicado— y un escueto «rechazado» automático es una mala forma de decírselo a una persona. Las administraciones ya tienen procedimientos para comunicar decisiones, con la redacción, la vía de recurso y el número de expediente que los acompañan. Una cola interna de firma no debería convertirse discretamente en una notificación no regulada.
Dónde encaja esto en la administración local
La forma habitual es un formulario que en realidad no es una encuesta: un pequeño programa de ayudas, una solicitud de reserva de instalación, una comunicación de cambio de circunstancias, la modificación de una licencia. Llega algo, una persona lo revisa y entra o no entra. Esa única decisión es todo el flujo de trabajo, que es el caso para el que están hechas las aprobaciones. Hay más sobre el encaje sectorial en la página de administración local.
Dos cosas se combinan bien con esto. La subida de archivos, porque estos formularios llevan pruebas documentales —un presupuesto, una factura, una fotografía— guardadas en un depósito privado y legibles solo por la organización mediante URL firmadas de vida corta. Y las firmas electrónicas, que guardan la marca, el método, el texto exacto del acuerdo y un hash SHA-256 de ese texto, de modo que cambiar la redacción después cambia el hash. Una decisión registrada sobre una declaración con hash le da constancia de quién aceptó qué y quién lo aprobó. Se trata de firmas electrónicas simples, no cualificadas, así que si eso constituye prueba suficiente para un programa concreto es una pregunta para quien sea responsable de ese programa.
Qué no hacen las aprobaciones
Cuatro cosas quedan fuera del límite de un solo paso, y conviene nombrarlas.
- Sin cadenas. No puede enviar una respuesta a un jefe de equipo y de ahí a intervención. Una decisión la cierra.
- Sin delegación ni suplencia. Quien aprueba no puede pasar su cola a un compañero mientras está ausente.
- Sin escalado ni recordatorios. Nada reclama a quien aprueba pasados tres días. Una respuesta en espera espera.
- Sin enrutado condicional. Qué preguntas ve quien responde puede depender de respuestas anteriores mediante lógica condicional; quién revisa el resultado, no.
La razón es la superficie. Las cadenas, la delegación, las suplencias y el escalado traen consigo plazos, estados de ausencia, reglas de reasignación y un motor de notificaciones, y cada uno es un sitio donde una decisión puede perderse. Una persona revisora con aprobar, rechazar y un comentario cubre el caso habitual y se explica en una frase. Si necesita una cadena de verdad, use un sistema de gestión de expedientes para el flujo de trabajo y esto para la recepción, o cuéntenos cómo es su cadena.
Llevar la decisión a sus otros sistemas
El momento importa. Un webhook se
dispara cuando llega la respuesta —firmado con HMAC-SHA256 en una
cabecera X-NumoForms-Signature, con un secreto por
webhook—, es decir, antes de que nadie haya revisado nada. Un sistema que
recibe esa carga está recibiendo una solicitud, no una solicitud
aprobada, y debería tratarla como tal. Los avisos por correo se comportan
igual. Ninguno de los dos lleva la decisión, y tampoco la lleva la
exportación a CSV, que tiene una
columna por pregunta y ninguna columna para la firma. La decisión vive en
la vista de resultados, así que hoy viaja a otro sistema a través de la
persona que la tomó.
Preguntas frecuentes sobre las aprobaciones
¿Qué es un paso de aprobación sobre una respuesta?
Un paso de aprobación mantiene en espera una respuesta enviada hasta que alguien la aprueba o la rechaza, con un comentario opcional. Hasta entonces no cuenta como completa. La decisión, quien decide y la marca de tiempo los escribe la base de datos a partir de la sesión autenticada, no los aporta el cliente.
¿Quién puede aprobar una respuesta?
Puede definir una lista de personas aprobadoras por encuesta. Si no lo hace, cualquier persona con permiso de edición en la organización puede decidir. No existe un tipo de licencia específico para aprobar: quienes aprueban son personas que ya tienen acceso al espacio de trabajo.
¿Se entera quien responde de que su respuesta se ha rechazado?
No. El estado de aprobación nunca se muestra a quien responde, que ve la pantalla de agradecimiento habitual al enviar. Un rechazo es una decisión interna sobre el registro, no un veredicto que se comunique a la persona, así que es usted quien la contacta del modo que corresponda al caso.
¿Se admiten cadenas de aprobación de varios pasos?
No. Las aprobaciones son de un solo paso: una decisión de aprobar o rechazar por respuesta. No hay etapas sucesivas, ni firma en paralelo, ni delegación, ni escalado, ni recordatorios automáticos. Un procedimiento que necesite una cadena de tres etapas no queda cubierto hoy por esto.
¿Qué pasa si la única persona aprobadora está de baja?
No ocurre nada automáticamente: no hay delegación ni suplencia por ausencia. Designe a más de una persona aprobadora en la encuesta, o deje la lista vacía para que pueda decidir cualquier persona con permiso de edición en la organización.
Ponga una decisión detrás del formulario.
Active las aprobaciones y cada respuesta enviada quedará en espera de una única decisión de aprobar o rechazar, con un comentario opcional, antes de contar como completa. Quién decide y cuándo lo escribe la base de datos a partir de la sesión autenticada, así que la traza no es algo que aportara el navegador.
- Aprobación de un solo paso: aprobar o rechazar, con comentario
- Personas aprobadoras por encuesta, o cualquier editor de la organización
- Quien responde nunca ve la decisión
