Analyseren
Niets telt mee tot iemand ervoor tekent.
Staan goedkeuringen aan, dan wacht een ingediend antwoord op een besluit tot goedkeuren of afwijzen, met een optionele toelichting, voordat het als afgerond telt. U kunt per enquête een lijst met fiatteurs aanwijzen; doet u dat niet, dan mag elke bewerker in de organisatie beslissen. Wie besliste en op welk moment, wordt vastgelegd door de database op basis van de geverifieerde sessie en niet aangeleverd door de browser — en dat is het verschil tussen een controleerbaar spoor en een bewering.
Goedkeuring is uitsluitend eenstaps. Eén besluit per antwoord, zonder ketens, zonder delegatie, zonder vervanging bij afwezigheid, zonder escalatie en zonder automatische herinneringen. Heeft uw proces een keten van drie stappen nodig, dan kunt u dat maar beter op deze pagina lezen dan in week drie van een implementatie.
Hoe de status werkelijk verschuift
Een antwoord komt binnen in een wachtstand. Het is een volledige inzending — elk antwoord, elke upload, elke handtekening opgeslagen zoals dat anders ook zou gebeuren — maar gemarkeerd als nog niet beslist. Een fiatteur opent het en keurt het goed of wijst het af, in beide gevallen met een optionele toelichting. Dat is de hele toestandsmachine, en die beknoptheid is opzet: er is geen „teruggestuurd ter aanvulling” en geen herindieningslus die het dossierstuk weer openzet voor de respondent. Een afgewezen antwoord blijft staan en blijft binnen de organisatie leesbaar.
Het besluit verandert de gegevens niet. De resultatenweergave telt het antwoord nog steeds mee in de grafieken per vraag. Goedkeuring is een besluit dat bij een inzending wordt vastgelegd, geen filter dat er een verbergt.
Wat er wordt vastgelegd, en wie het vastlegt
Er worden vier dingen bij elk besluit bewaard. Twee daarvan zijn de reden dat deze functie bestaat.
Besluit
Goedgekeurd of afgewezen. Zodra er een besluit ligt, is er geen derde stand.
Beslisser
Door de database overgenomen uit de geverifieerde sessie, niet uit een veld dat de browser meestuurde.
Tijdstip
Aan de serverkant vastgelegd op het moment dat het besluit binnenkomt, niet afgelezen van de klok van de beoordelaar.
Toelichting
Optioneel bij zowel goedkeuren als afwijzen, opgeslagen bij het besluit en alleen binnen de organisatie zichtbaar.
Genoeg systemen vertellen u wie iets heeft goedgekeurd. De vraag die u een leverancier zou moeten stellen, is waar die naam vandaan kwam. Stuurt de client de identiteit van de fiatteur mee met het besluit, dan kan iedereen die het eindpunt kan aanroepen elke gewenste naam en elk gewenst tijdstip in het logboek schrijven.
Hier worden identiteit en tijdstip door de database zelf overgenomen uit de geverifieerde sessie. Een browser kan ze niet aanbieden en kan ze dus ook niet verkeerd aanbieden. Dat staat op dezelfde grondslag als de rest van het platform: row-level security in het geheel, scheiding tussen organisaties aan de serverkant vastgelegd, en regels zoals de sluitingsdatum en het maximum aantal antwoorden afgedwongen door databasetriggers in plaats van door de interface.
De respondent ziet het besluit nooit
De goedkeuringsstatus is onzichtbaar voor degene die het formulier heeft ingevuld. Hij dient in, hij krijgt het bedankscherm, en daar houdt het op. Geen statusoverzicht, geen automatische e-mail die hem meldt dat hij is afgewezen.
Dat is een keuze en geen omissie. Een afwijzing is meestal procedureel — het verkeerde bewijsstuk meegestuurd, een verzoek dat buiten de regeling valt, een dubbele inzending — en een kaal geautomatiseerd „afgewezen” is een slechte manier om dat tegen een inwoner te zeggen. Overheden hebben al procedures om besluiten mee te delen, met de formulering, de bezwaarroute en het kenmerk die daarbij horen. Een interne fiatteringsrij hoort niet stilletjes te veranderen in een ongereguleerde besluitbrief.
Waar dit past bij de lokale overheid
De gebruikelijke vorm is een formulier dat eigenlijk geen enquête is: een kleine subsidieregeling, een aanvraag om een veld te reserveren, een melding van gewijzigde omstandigheden, een wijziging van een vergunning. Er komt iets binnen, één medewerker kijkt ernaar, en het gaat er wel of niet doorheen. Dat ene besluit ís de hele workflow, en dat is het geval waarvoor goedkeuringen zijn gebouwd. Meer over de aansluiting op de sector staat op de pagina over lokale overheid (Engelstalig).
Twee dingen sluiten hierop aan. Bestandsuploads, omdat deze formulieren bewijsstukken meedragen — een offerte, een factuur, een foto — bewaard in een afgeschermde opslagruimte en alleen leesbaar voor de organisatie via kortlopende ondertekende links. En e-handtekeningen, die de handtekening, de methode, de exacte tekst van de verklaring en een SHA-256-hash van die tekst vastleggen, zodat het aanpassen van de formulering achteraf de hash verandert. Een vastgelegd besluit boven op een gehashte verklaring levert u een spoor op van wie waarmee heeft ingestemd en wie het heeft goedgekeurd. Dat zijn eenvoudige elektronische handtekeningen, geen gekwalificeerde, dus of dat voldoende bewijs is voor een bepaalde regeling, is een vraag voor degene die de regeling beheert.
Wat goedkeuringen niet doen
Vier dingen vallen buiten de eenstapsgrens, en die zijn het benoemen waard.
- Geen ketens. U kunt een antwoord niet langs een teamleider en vervolgens langs de financiële afdeling sturen. Eén besluit sluit het af.
- Geen delegatie of vervanging bij afwezigheid. Een fiatteur kan zijn wachtrij niet overdragen aan een collega terwijl hij weg is.
- Geen escalatie en geen herinneringen. Niets maant een fiatteur na drie dagen tot spoed. Een wachtend antwoord wacht.
- Geen voorwaardelijke toewijzing. Welke vragen een respondent te zien krijgt, kan via voorwaardelijke logica van eerdere antwoorden afhangen; wie de uitkomst beoordeelt, niet.
De reden is oppervlak. Ketens, delegatie, vervanging en escalatie brengen termijnen, afwezigheidsstatussen, herverdelingsregels en een meldingenmachine met zich mee, en elk daarvan is een plek waar een besluit kan zoekraken. Eén beoordelaar met goedkeuren, afwijzen en een toelichting dekt het gangbare geval en is in één zin uit te leggen. Hebt u een echte keten nodig, gebruik dan een zaaksysteem voor de workflow en dit voor de intake, of vertel ons hoe uw keten eruitziet.
Het besluit in uw andere systemen krijgen
De timing is hier het punt. Een
webhook vertrekt op het moment dat
het antwoord binnenkomt — ondertekend met HMAC-SHA256 in een
X-NumoForms-Signature-header, met een geheim per webhook — en
dat is vóórdat iemand iets heeft beoordeeld. Een systeem dat die gegevens
ontvangt, ontvangt een aanvraag en geen goedgekeurde aanvraag, en zou die
ook zo moeten behandelen. E-mailmeldingen gedragen zich hetzelfde. Geen
van beide draagt het besluit mee, en de
CSV-export evenmin: die heeft een
kolom per vraag en geen kolom voor de fiattering. Het besluit leeft in de
resultatenweergave, dus vandaag reist het naar een ander systeem via de
persoon die het genomen heeft.
Vragen die mensen stellen over goedkeuringen
Wat is een goedkeuringsstap op een enquêteantwoord?
Een goedkeuringsstap houdt een ingediend antwoord in de wacht totdat iemand het goedkeurt of afwijst, met een optionele toelichting. Tot dat moment telt het niet als afgerond. Het besluit, de beslisser en het tijdstip worden door de database vastgelegd op basis van de geverifieerde sessie, en niet door de client aangeleverd.
Wie mag een antwoord goedkeuren?
U kunt per enquête een lijst met aangewezen fiatteurs instellen. Doet u dat niet, dan mag elke bewerker in de organisatie beslissen. Er bestaat geen apart licentietype voor fiatteurs — fiatteurs zijn mensen die al toegang tot de werkruimte hebben.
Komt de respondent te weten dat zijn antwoord is afgewezen?
Nee. De goedkeuringsstatus wordt nooit aan de respondent getoond; die krijgt bij het indienen gewoon het bedankscherm te zien. Een afwijzing is een intern besluit over het dossierstuk en geen oordeel dat aan de persoon wordt meegedeeld, dus u neemt zelf contact op, op de manier die bij het geval past.
Worden meertrapsgoedkeuringen ondersteund?
Nee. Goedkeuring is uitsluitend eenstaps: één besluit tot goedkeuren of afwijzen per antwoord. Er zijn geen opeenvolgende stappen, geen parallelle fiattering, geen delegatie, geen escalatie en geen automatische herinneringen. Een proces dat een keten van drie stappen nodig heeft, wordt hiermee vandaag niet bediend.
Wat gebeurt er als de enige fiatteur met verlof is?
Er gebeurt niets automatisch — er is geen delegatie en geen vervangingsregeling bij afwezigheid. Wijs meer dan één fiatteur aan op de enquête, of laat de lijst met fiatteurs leeg zodat elke bewerker in de organisatie kan beslissen.
Zet een besluit achter het formulier.
Zet goedkeuringen aan en elk ingediend antwoord wacht op één keer goedkeuren of afwijzen, met een optionele toelichting, voordat het als afgerond telt. De beslisser en het tijdstip worden door de database vastgelegd op basis van de geverifieerde sessie, dus het controleerbare spoor is niet iets wat de browser heeft aangeleverd.
- Eenstapsfiattering: goedkeuren of afwijzen, met een toelichting
- Aangewezen fiatteurs per enquête, of elke bewerker in de organisatie
- Respondenten zien het besluit nooit
