Auswerten
Nichts zählt, bevor jemand gezeichnet hat.
Sind Freigaben eingeschaltet, wartet eine eingereichte Antwort auf eine Entscheidung über Freigabe oder Ablehnung, wahlweise mit einem Kommentar, bevor sie als abgeschlossen gilt. Sie können je Umfrage eine Liste freigebender Personen benennen; tun Sie das nicht, kann jede bearbeitende Person der Organisation entscheiden. Wer entschieden hat und wann, schreibt die Datenbank aus der angemeldeten Sitzung und nicht der Browser — und das ist der Unterschied zwischen einem Prüfpfad und einer Behauptung.
Freigaben sind ausschließlich einstufig. Eine Entscheidung je Antwort, ohne Ketten, ohne Vertretung, ohne Abwesenheitsregel, ohne Eskalation und ohne automatische Erinnerungen. Wenn Ihr Verfahren eine dreistufige Kette braucht, erfahren Sie das besser auf dieser Seite als in der dritten Woche einer Einführung.
Wie sich der Zustand tatsächlich bewegt
Eine Antwort trifft in einem Wartezustand ein. Sie ist eine vollständige Einreichung — jede Antwort, jeder Upload, jede Unterschrift so gespeichert, wie es sonst auch wäre —, aber als noch nicht entschieden gekennzeichnet. Eine freigebende Person öffnet sie und gibt sie frei oder lehnt sie ab, in beiden Fällen wahlweise mit einem Kommentar. Das ist der ganze Zustandsautomat, und seine Kürze ist gewollt: Es gibt kein „zur Nachbesserung zurückgegeben“ und keine Schleife der erneuten Einreichung, die den Datensatz für die teilnehmende Person wieder öffnet. Eine abgelehnte Antwort bleibt liegen und bleibt innerhalb der Organisation lesbar.
Die Entscheidung verändert die Daten nicht. Die Ergebnisansicht zählt die Antwort weiterhin in ihren Diagrammen je Frage. Eine Freigabe ist eine zur Einreichung festgehaltene Entscheidung und kein Filter, der sie verbirgt.
Was geschrieben wird, und wer es schreibt
Zu jeder Entscheidung werden vier Dinge gespeichert. Zwei davon sind der Grund, weshalb es diese Funktion gibt.
Entscheidung
Freigegeben oder abgelehnt. Einen dritten Zustand gibt es nach der Entscheidung nicht.
Entscheidende Person
Von der Datenbank aus der angemeldeten Sitzung übernommen, nicht aus einem Feld, das der Browser gesendet hat.
Zeitstempel
Serverseitig in dem Moment geschrieben, in dem die Entscheidung eintrifft, und nicht von der Uhr der prüfenden Person gelesen.
Kommentar
Bei Freigabe wie Ablehnung möglich, mit der Entscheidung gespeichert und nur innerhalb der Organisation sichtbar.
Viele Werkzeuge sagen Ihnen, wer etwas freigegeben hat. Die Frage, die man einem Anbieter stellen sollte, lautet, woher dieser Name stammt. Schickt der Client die Identität der freigebenden Person mit der Entscheidung mit, kann jeder, der den Endpunkt aufrufen kann, jeden beliebigen Namen und jede beliebige Uhrzeit in das Protokoll schreiben.
Hier übernimmt die Datenbank Identität und Zeitstempel selbst aus der angemeldeten Sitzung. Ein Browser kann sie nicht anbieten und sie deshalb auch nicht falsch angeben. Das steht auf derselben Grundlage wie der Rest der Plattform: durchgehende Zeilensicherheit, serverseitig festgelegte Trennung der Organisationen und Regeln wie Schlussdatum und Antwortobergrenze, die von Datenbank-Triggern durchgesetzt werden statt von der Oberfläche.
Teilnehmende sehen die Entscheidung nie
Der Freigabestand ist für die Person, die das Formular ausgefüllt hat, unsichtbar. Sie sendet ab, erhält die Abschlussseite, und damit ist es für sie erledigt. Keine Statusverfolgung, keine automatische E-Mail, die eine Ablehnung mitteilt.
Das ist eine Entscheidung und kein Versäumnis. Eine Ablehnung ist meist verfahrensbedingt — falsche Nachweise angehängt, ein Anliegen außerhalb des Programms, eine Dopplung — und ein nacktes automatisches „abgelehnt“ ist eine schlechte Art, das einer Bürgerin zu sagen. Verwaltungen haben bereits Verfahren, um Entscheidungen zuzustellen, mit dem passenden Wortlaut, dem Rechtsbehelf und dem Aktenzeichen, die dazu gehören. Eine interne Warteschlange für Zeichnungen sollte nicht still zu einem ungeregelten Bescheid werden.
Wo das in der Kommunalverwaltung hineinpasst
Die übliche Gestalt ist ein Formular, das eigentlich keine Umfrage ist: ein kleines Förderprogramm, eine Platzbuchung, die Meldung geänderter Verhältnisse, die Änderung einer Erlaubnis. Etwas trifft ein, eine Sachbearbeiterin sieht es sich an, und es ist entweder in Ordnung oder nicht. Diese eine Entscheidung ist der ganze Ablauf, und für diesen Fall sind Freigaben gebaut. Mehr zur Passung in diesem Bereich steht auf der Seite für Kommunen.
Zwei Dinge passen dazu. Datei-Uploads, weil solche Formulare Nachweise tragen — einen Kostenvoranschlag, eine Rechnung, ein Foto —, die in einem privaten Speicherbereich liegen und nur für die Organisation über kurzlebige signierte URLs lesbar sind. Und elektronische Signaturen, die die Unterschrift, das Verfahren, den genauen Wortlaut der Erklärung und einen SHA-256-Hash dieses Wortlauts speichern, sodass eine spätere Änderung des Wortlauts den Hash verändert. Eine festgehaltene Entscheidung über einer gehashten Erklärung ergibt einen Nachweis darüber, wer wozu zugestimmt hat und wer es freigegeben hat. Es handelt sich dabei um einfache elektronische Signaturen und nicht um qualifizierte; ob das für ein bestimmtes Programm als Nachweis ausreicht, entscheidet, wer für dieses Programm verantwortlich ist.
Was Freigaben nicht leisten
Vier Dinge liegen außerhalb der Einstufigkeit, und die gehören benannt.
- Keine Ketten. Sie können eine Antwort nicht an eine Teamleitung und von dort weiter an die Finanzabteilung leiten. Eine Entscheidung schließt sie ab.
- Keine Vertretung und keine Abwesenheitsregel. Eine freigebende Person kann ihre Warteschlange bei Abwesenheit nicht an eine Kollegin übergeben.
- Keine Eskalation und keine Erinnerungen. Nach drei Tagen mahnt niemand die freigebende Person. Eine wartende Antwort wartet.
- Keine bedingte Zuleitung. Welche Fragen jemand sieht, kann über Bedingungslogik von früheren Antworten abhängen; wer das Ergebnis prüft, nicht.
Der Grund ist die Angriffsfläche. Ketten, Vertretung, Abwesenheit und Eskalation bringen Fristen, Abwesenheitszustände, Regeln zur Neuzuweisung und ein Benachrichtigungssystem mit sich, und jedes davon ist ein Ort, an dem eine Entscheidung verloren gehen kann. Eine prüfende Person mit Freigabe, Ablehnung und einem Kommentar deckt den häufigen Fall ab und lässt sich in einem Satz erklären. Wenn Sie eine echte Kette brauchen, nutzen Sie ein Fallbearbeitungssystem für den Ablauf und dies hier für den Eingang — oder sagen Sie uns, wie Ihre Kette aussieht.
Die Entscheidung in Ihre anderen Systeme bekommen
Auf den Zeitpunkt kommt es an. Ein
Webhook löst aus, wenn die Antwort
eintrifft — signiert mit HMAC-SHA256 in einem Kopffeld
X-NumoForms-Signature und mit einem Geheimnis je Webhook —,
und das ist, bevor irgendjemand etwas geprüft hat. Ein System, das diese
Nutzlast empfängt, empfängt einen Antrag und keinen bewilligten Antrag
und sollte ihn auch so behandeln. E-Mail-Benachrichtigungen verhalten
sich ebenso. Weder sie noch der
CSV-Export tragen die Entscheidung;
der Export hat eine Spalte je Frage und keine Spalte für die Zeichnung.
Die Entscheidung liegt in der Ergebnisansicht, sie gelangt heute also
über die Person in ein anderes System, die sie getroffen hat.
Häufige Fragen zu Freigaben
Was ist ein Freigabeschritt bei einer Umfrageantwort?
Ein Freigabeschritt hält eine eingereichte Antwort in einem Wartezustand, bis jemand sie freigibt oder ablehnt, wahlweise mit einem Kommentar. Bis dahin gilt sie nicht als abgeschlossen. Entscheidung, entscheidende Person und Zeitstempel schreibt die Datenbank aus der angemeldeten Sitzung, statt sie vom Client entgegenzunehmen.
Wer darf eine Antwort freigeben?
Sie können je Umfrage eine Liste benannter freigebender Personen festlegen. Tun Sie das nicht, kann jede bearbeitende Person der Organisation entscheiden. Es gibt keinen eigenen Platztyp für Freigaben — freigebende Personen sind Menschen, die ohnehin Zugang zum Arbeitsbereich haben.
Erfahren Teilnehmende, dass ihre Antwort abgelehnt wurde?
Nein. Der Freigabestand wird Teilnehmenden nie gezeigt; nach dem Absenden sehen sie die übliche Abschlussseite. Eine Ablehnung ist eine interne Entscheidung über den Datensatz und kein Urteil, das der Person zugestellt wird. Sie treten selbst an die Person heran, so wie es zum Fall passt.
Werden mehrstufige Freigabeketten unterstützt?
Nein. Freigaben sind ausschließlich einstufig: eine Entscheidung über Freigabe oder Ablehnung je Antwort. Es gibt keine aufeinanderfolgenden Stufen, keine parallele Zeichnung, keine Vertretung, keine Eskalation und keine automatischen Erinnerungen. Ein Verfahren, das eine dreistufige Kette braucht, wird davon heute nicht bedient.
Was geschieht, wenn die einzige freigebende Person im Urlaub ist?
Von selbst geschieht nichts — es gibt keine Vertretung und keine Abwesenheitsregel. Benennen Sie in der Umfrage mehr als eine freigebende Person oder lassen Sie die Liste leer, damit jede bearbeitende Person der Organisation entscheiden kann.
Eine Entscheidung hinter das Formular setzen.
Schalten Sie Freigaben ein, und jede eingereichte Antwort wartet auf eine einzige Freigabe oder Ablehnung — auf Wunsch mit Kommentar —, bevor sie als abgeschlossen zählt. Wer entschieden hat und wann, schreibt die Datenbank aus der angemeldeten Sitzung; der Prüfpfad stammt also nicht aus dem Browser.
- Einstufige Freigabe: annehmen oder ablehnen, mit Kommentar
- Benannte Freigebende je Umfrage, sonst jede bearbeitende Person der Organisation
- Teilnehmende sehen die Entscheidung nie
