Dowody, które grantodawca przyjmie.

Problemy, z którymi organizacje naprawdę przychodzą

Każdy grantodawca chce innego sprawozdania

Program finansowany z dotacji zwykle rozlicza się przed więcej niż jednym podmiotem, a każdy z nich chce rezultatów pokrojonych inaczej. To przemawia za zebraniem danych raz i krojeniem ich później, zamiast prowadzenia trzech ankiet. Eksport CSV daje jedną kolumnę na każdy wiersz macierzy i osobną kolumnę na tekst z opcji „Inne”, a to różnica między arkuszem, który da się przestawić, a takim, który trzeba rozplątywać ręcznie. Wykresy na żywo dla każdego pytania, wraz z liczbą odpowiedzi i ukończeniem, wystarczają do szybkiej odpowiedzi na posiedzeniu zarządu.

Logo partnerów i grantodawców zmienia się z projektu na projekt

Organizacja realizująca trzy programy dla trzech grantodawców nie może mieć jednego logo przykręconego do konta. Logo współpracowników ustawia się osobno dla każdej ankiety i jest celowo oddzielone od własnego zestawu identyfikacji organizacji, więc projekt finansowany z loterii i projekt zlecony przez samorząd mogą nieść różne oznaczenia z tego samego miejsca pracy. Każda ankieta ma też własny kolor akcentu.

Beneficjenci to nie publiczność, która musi zostać

Ludzie wypełniający ankietę dla beneficjentów robią ci przysługę, często na telefonie, czasem w poczekalni. Logika warunkowa sprawia, że widzą tylko pytania, które ich dotyczą — kto nie korzystał z infolinii doradczej, nie jest proszony o jej ocenę. Układ konwersacyjny pokazuje jedno pytanie naraz i sam przechodzi dalej przy pytaniach jednodotykowych, co pasuje do krótkiej ankiety wypełnianej na stojąco. Przy dłuższych zapis i powrót generuje link do wznowienia oparty na 24-znakowym tokenie.

O sprawy wrażliwe trzeba pytać ostrożnie

Ankiety organizacji często dotyczą sytuacji, których ludzie woleliby nie wpisywać w przypadkowy formularz w sieci. Są na to dwie odpowiedzi strukturalne. Po pierwsze, ankieta przechowuje wyłącznie to, o co zapytasz: pomiń pytania o imię i nazwisko, e-mail i adres, a w eksporcie nie będzie żadnej odpowiedzi identyfikującej. Po drugie, tam gdzie rzeczywiście zbierasz dane osobowe, przechowujemy je w Londynie, na brytyjskiej infrastrukturze, szyfrowane w tranzycie i w spoczynku, z zabezpieczeniem na poziomie wiersza w całej bazie i izolacją organizacji ustalaną po stronie serwera. Szczegóły znajdziesz na stronie o bezpieczeństwie, a lista podmiotów przetwarzających jest publikowana, a nie udostępniana na życzenie.

Wolontariusze to osobna grupa respondentów

Ankiety dla wolontariuszy mają inny kształt niż ankiety dla beneficjentów: mniej respondentów, więcej tekstu otwartego i wyraźną potrzebę skierowania odpowiedzi do osoby, która daną osobą się opiekuje. Role to właściciel, administrator i członek, a obsługa wielu organizacji pozwala federacyjnej organizacji trzymać regionalne miejsca pracy oddzielnie. Ostatniego właściciela organizacji nie da się usunąć ani zdegradować — egzekwuje to sama baza danych, a nie okno z ostrzeżeniem.

Jak zwykle wygląda ankieta organizacji

Organizacja prowadząca poradnictwo społeczne, badająca beneficjentów po zakończeniu programu, zbudowałaby zwykle coś zbliżonego do poniższego.

1. Z której usługi korzystałeś? Pytanie typu Pola wyboru w formie kafelków opcji w stylu bento, każdy z wierszem opisu wyjaśniającym, czym dana usługa jest, bo beneficjenci nie zawsze znają jej wewnętrzną nazwę.
2. Rozgałęzienie. Logika warunkowa kieruje każdą wybraną usługę do własnego krótkiego bloku, więc ktoś, kto korzystał z jednej usługi, odpowiada na sześć pytań, a nie na trzydzieści.
3. Oceny rezultatów. Pytanie typu Macierz z wierszami dotyczącymi pewności siebie, wiedzy i kolejnych kroków, na jednej wspólnej skali zgody — w formacie, którego oczekuje większość ram pomiaru rezultatów.
4. Zmiana w czasie. Pytanie typu Skala liniowa od 1 do 10 z opisanymi końcami, zadane o stan przed i po.
5. Czy poleciłbyś nas? Pytanie typu Ocena rekomendacji, od 0 do 10. W interfejsie nosi nazwę „Ocena rekomendacji”, a nie NPS, bo respondenci nie mówią skrótami.
6. Własnymi słowami. Pytanie typu Akapit z maksymalną długością i licznikiem na żywo, które staje się cytatem w sprawozdaniu rocznym.
7. Opcjonalny kontakt. Pytanie typu E-mail, pokazywane tylko wtedy, gdy respondent zgadza się na kontakt w sprawie studium przypadku — element logiki warunkowej, który trzyma zgodę i zbieranie danych w jednym miejscu.

Samooceny i narzędzia punktowane

Duża część pracy organizacji pozarządowych polega na podaniu komuś uporządkowanej samooceny: sprawdzenia gotowości, wyjściowego pomiaru dobrostanu, modelu dojrzałości dla mniejszych organizacji, które wspierasz. Punktacja obsługuje to wprost. Każda opcja niesie liczbę punktów, każde pytanie wagę, a samą punktację można włączyć albo wyłączyć dla poszczególnych pytań. Na ekranie podziękowania pokazują się przedziały procentowe, więc respondent dostaje coś w zamian, a nie samo „dziękujemy”. Co istotne, punktowane są tylko pytania, które respondent rzeczywiście zobaczył — gałąź, która pominęła dziesięć pytań, nie zaniża wyniku procentowego.

Prowadzenie ankiety

Ustaw datę zamknięcia i limit odpowiedzi; oba egzekwuje wyzwalacz w bazie danych, a nie interfejs, ponieważ odpowiedzi zapisują się prosto z przeglądarki. Dodaj własny komunikat po zamknięciu, kierujący ludzi na kolejny etap. Używaj ukrytych pól, deklarowanych dla każdej ankiety i odczytywanych z parametrów adresu, aby oznaczyć, którą drogą dotarła odpowiedź — kod QR na plakacie, biuletyn partnera, link od pracownika socjalnego — bez proszenia o to respondenta. Tryb osadzania umieszcza ankietę na twojej własnej stronie, zamiast odsyłać ludzi gdzie indziej.

Zanim opublikujesz prawdziwe wyniki, wyczyść odpowiedzi testowe. Ta akcja usuwa razem z wierszami testowymi także przesłane pliki i odpowiedzi częściowe, więc pilotaż po cichu nie zawyży twoich liczb.

Częste pytania

Czy możemy wskazać grantodawcę tylko przy jednej ankiecie?

Tak — logo współpracowników ustawia się dla ankiety, a nie dla konta.

Czy odpowiedzi mogą być anonimowe?

Tak. Nic identyfikującego nie jest przechowywane, dopóki o to nie zapytasz albo nie dołączysz tego przez ukryte pole, które sam zadeklarowałeś.

Czy respondenci widzą swój wynik?

Tak, dzięki przedziałom procentowym na ekranie podziękowania, gdy punktacja jest włączona.

Powiązane: ankiety samorządowe, jeśli realizujesz usługi zlecone, ankiety w ochronie zdrowia przy programach kierowanych do pacjentów oraz pełna lista typów pytań. Powrót do wszystkich zastosowań.