Belege, die ein Fördergeber annimmt.

Die Probleme, mit denen gemeinnützige Organisationen tatsächlich kommen

Jeder Fördergeber will einen anderen Bericht

Ein gefördertes Programm berichtet meist an mehr als eine Stelle, und jede möchte die Wirkungen anders aufgeschlüsselt sehen. Das spricht dafür, einmal zu erheben und hinterher zu schneiden, statt drei Umfragen zu fahren. Der CSV-Export liefert eine Spalte je Matrixzeile und eine eigene Spalte für den Freitext unter „Sonstiges“ — das ist der Unterschied zwischen einer Tabelle, die Sie auswerten können, und einer, die Sie von Hand auseinandernehmen müssen. Laufend aktualisierte Diagramme je Frage, mit Antwortzahlen und Abschlussquote, decken die schnelle Auskunft in einer Vorstandssitzung ab.

Logos von Partnern und Fördergebern wechseln je Projekt

Eine Organisation, die drei Programme für drei Fördergeber durchführt, kann nicht ein einziges Logo fest ans Konto geschraubt haben. Logos mitwirkender Stellen gelten je Umfrage und sind bewusst vom eigenen Markenkit der Organisation getrennt, sodass ein von einer Stiftung gefördertes und ein kommunal beauftragtes Projekt aus demselben Arbeitsbereich heraus unterschiedliche Nennungen tragen können. Jede Umfrage hat außerdem ihre eigene Akzentfarbe.

Begünstigte sind kein gefangenes Publikum

Wer eine Umfrage für Begünstigte beantwortet, tut Ihnen einen Gefallen, oft auf dem Mobiltelefon, manchmal in einem Wartezimmer. Bedingungslogik sorgt dafür, dass nur die Fragen erscheinen, die auf die Person zutreffen — wer die Beratungshotline nicht genutzt hat, wird nicht gebeten, sie zu bewerten. Das Layout dialogisch zeigt eine Frage nach der anderen und schaltet bei Fragen mit einer Antippbewegung automatisch weiter, was zu einer kurzen Umfrage im Stehen passt. Für alles Längere gibt Speichern und fortsetzen einen Wiederaufnahmelink aus, der auf einem 24-stelligen Token beruht.

Heikle Fragen muss man behutsam stellen

Umfragen gemeinnütziger Organisationen fragen häufig nach Umständen, die Menschen ungern in ein beliebiges Webformular tippen. Dazu zwei strukturelle Antworten. Erstens speichert eine Umfrage nur, wonach Sie fragen: Lassen Sie Fragen nach Name, E-Mail-Adresse und Anschrift weg, steht im Export keine identifizierende Antwort. Zweitens liegen personenbezogene Daten, wo Sie sie doch erheben, auf Infrastruktur im Vereinigten Königreich in London, verschlüsselt bei der Übertragung und im Ruhezustand, mit durchgehender Sicherheit auf Zeilenebene und serverseitig festgelegter Trennung der Organisationen. Die Sicherheitsseite nennt die Einzelheiten, und die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist veröffentlicht und nicht nur auf Anfrage erhältlich.

Ehrenamtliche sind ein eigenes Umfragepublikum

Umfragen unter Ehrenamtlichen haben einen anderen Zuschnitt als Umfragen unter Begünstigten: weniger Teilnehmende, mehr Freitext und ein starkes Bedürfnis, die Antworten an die jeweils zuständige Leitung zu leiten. Als Rollen gibt es Inhaberin, Verwaltung und Mitglied, und mehrere Organisationen werden unterstützt, sodass ein Verband mit Untergliederungen regionale Arbeitsbereiche getrennt halten kann. Die letzte Inhaberin einer Organisation kann weder entfernt noch herabgestuft werden — durchgesetzt auf Datenbankebene und nicht durch ein Warnfenster.

Wie eine Umfrage einer gemeinnützigen Organisation üblicherweise aussieht

Eine Beratungsstelle im Stadtteil, die zum Ende eines Programms ihre Begünstigten befragt, würde in etwa so etwas bauen.

1. Welches Angebot haben Sie genutzt? Eine Mehrfachauswahl mit Bento-Auswahlkacheln, jede mit einer Beschreibungszeile, die erklärt, worum es bei dem Angebot geht — denn Begünstigte kennen die interne Bezeichnung nicht immer.
2. Verzweigung. Die Bedingungslogik führt jedes ausgewählte Angebot in einen eigenen kurzen Block, sodass jemand, der ein Angebot genutzt hat, sechs Fragen beantwortet und nicht dreißig.
3. Bewertung der Wirkungen. Eine Matrixfrage mit Zeilen zu Zuversicht, Wissen und nächsten Schritten auf einer gemeinsamen Zustimmungsskala — dem Format, das die meisten Wirkungsraster erwarten.
4. Veränderung im Zeitverlauf. Eine Skalenfrage von 1 bis 10 mit beschrifteten Enden, gestellt für die Zeit davor und danach.
5. Würden Sie uns weiterempfehlen? Eine Weiterempfehlungsfrage von 0 bis 10. In der Oberfläche heißt sie „Weiterempfehlungswert“ und nicht NPS, weil Teilnehmende nicht in Abkürzungen sprechen.
6. In eigenen Worten. Eine Absatzfrage mit Höchstlänge und mitlaufendem Zähler, aus der das Zitat im Jahresbericht wird.
7. Kontakt, freiwillig. Eine E-Mail-Frage, die nur erscheint, wenn die teilnehmende Person angibt, für ein Fallbeispiel angesprochen werden zu wollen — ein Stück Bedingungslogik, das Einwilligung und Erhebung an derselben Stelle hält.

Selbsteinschätzungen und bewertete Werkzeuge

Vieles in der gemeinnützigen Arbeit besteht darin, jemandem eine strukturierte Selbsteinschätzung an die Hand zu geben: eine Prüfung der Startbereitschaft, eine Ausgangsmessung zum Wohlbefinden, ein Reifegradmodell für kleinere Organisationen, die Sie begleiten. Die Punktevergabe bildet genau das ab. Jede Auswahlmöglichkeit trägt einen Wert, jede Frage eine Gewichtung, und die Wertung lässt sich je Frage ein- und ausschalten. Prozentuale Ergebnisbereiche erscheinen auf der Abschlussseite, sodass die teilnehmende Person etwas zurückbekommt statt eines nackten „Danke“. Entscheidend: Gewertet werden nur Fragen, die die Person tatsächlich gesehen hat — eine Verzweigung, die zehn Fragen übersprungen hat, drückt den Prozentwert nicht.

Die Umfrage durchführen

Legen Sie ein Schlussdatum und eine Antwortobergrenze fest; beides wird von einem Datenbank-Trigger durchgesetzt und nicht von der Oberfläche, da Antworten unmittelbar aus dem Browser eingefügt werden. Hinterlegen Sie eine eigene Schlussmeldung, die auf das Nächste hinweist. Nutzen Sie verborgene Felder, je Umfrage festgelegt und aus der Abfragezeichenfolge gelesen, um zu kennzeichnen, über welchen Weg eine Antwort kam — ein QR-Code auf einem Plakat, der Newsletter einer Partnerorganisation, der Link einer Fallbegleitung — ohne die teilnehmende Person danach zu fragen. Der Einbettungsmodus stellt die Umfrage in Ihre eigene Website, statt Menschen woandershin zu schicken.

Bevor Sie echte Ergebnisse veröffentlichen, löschen Sie die Testantworten. Diese Aktion entfernt zusammen mit den Testzeilen auch hochgeladene Dateien und Teilantworten, damit der Probelauf Ihre Zahlen nicht stillschweigend aufbläht.

Häufige Fragen

Können wir einen Fördergeber nur auf einer Umfrage nennen?

Ja — Logos mitwirkender Stellen gelten je Umfrage, nicht je Konto.

Können Antworten anonym sein?

Ja. Es wird nichts Identifizierendes gespeichert, sofern Sie nicht danach fragen oder es über ein verborgenes Feld anheften, das Sie selbst festgelegt haben.

Sehen Teilnehmende ihr eigenes Ergebnis?

Ja, über prozentuale Ergebnisbereiche auf der Abschlussseite, wenn die Punktevergabe eingeschaltet ist.

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