Evidencias que un financiador aceptará.

Los problemas que plantean de verdad las entidades sociales

Cada financiador quiere un informe distinto

Un programa subvencionado suele rendir cuentas ante más de un organismo, y cada uno quiere los resultados troceados de otra manera. Eso aconseja recoger una vez y segmentar después, en lugar de lanzar tres encuestas. La exportación a CSV da una columna por fila de matriz y una columna aparte para el texto libre de «Otro», que es la diferencia entre una hoja de cálculo que se puede tabular y otra que hay que desenredar a mano. Los gráficos en vivo por pregunta, con recuento de respuestas y finalización, cubren la respuesta rápida en una reunión del patronato.

Los logotipos de socios y financiadores cambian con cada proyecto

Una entidad que ejecuta tres programas para tres financiadores no puede tener un único logotipo atornillado a la cuenta. Los logotipos de colaboradores van por encuesta, deliberadamente separados del kit de marca de la propia organización, de modo que un proyecto financiado por la lotería y otro encargado por un ayuntamiento pueden llevar créditos distintos desde el mismo espacio de trabajo. Cada encuesta tiene además su propio color de acento.

Las personas beneficiarias no son un público cautivo

Quien responde a una encuesta de personas beneficiarias le está haciendo un favor, a menudo desde el móvil y a veces en una sala de espera. La lógica condicional hace que solo vean las preguntas que les afectan: a quien no usó el servicio de asesoramiento no se le pide que lo valore. La presentación conversacional muestra una pregunta cada vez y avanza sola en las preguntas de un solo toque, algo que encaja con una encuesta breve contestada de pie. Para cualquier cosa más larga, guardar y continuar genera un enlace de reanudación asociado a un token de 24 caracteres.

Las preguntas delicadas hay que hacerlas con cuidado

Las encuestas del tercer sector preguntan a menudo por circunstancias que nadie querría teclear en un formulario web cualquiera. Hay dos respuestas estructurales. La primera: una encuesta solo guarda lo que usted pregunta; si deja fuera las preguntas de nombre, correo y dirección, en la exportación no habrá ninguna respuesta identificativa. La segunda: cuando sí recoge datos personales, se guardan en Londres, en infraestructura británica, cifrados en tránsito y en reposo, con seguridad a nivel de fila en todo el sistema y el aislamiento entre organizaciones fijado en el servidor. El detalle está en la página de seguridad, y la lista de subencargados se publica en lugar de facilitarse solo si se pide.

El voluntariado es un público de encuesta propio

Las encuestas de voluntariado tienen otra forma que las de personas beneficiarias: menos respuestas, más texto abierto y una necesidad clara de hacer llegar las respuestas a quien coordina a esa persona. Los roles son propietario, administrador y miembro, y se admiten varias organizaciones, de modo que una entidad federada puede mantener separados los espacios de trabajo territoriales. La última persona propietaria de una organización no puede ser eliminada ni degradada, algo que se impone a nivel de base de datos y no con un cuadro de advertencia.

Qué aspecto suele tener una encuesta del tercer sector

Una entidad comunitaria de asesoramiento que lanza una encuesta de personas beneficiarias al cierre de un programa construiría normalmente algo parecido a esto.

1. ¿Qué servicio utilizó? Una pregunta de Casillas con mosaicos de opciones bento, cada uno con una línea de descripción que explica en qué consiste el servicio, porque las personas beneficiarias no siempre conocen el nombre interno que le damos.
2. Ramificación. La lógica condicional lleva cada servicio seleccionado a su propio bloque breve, así que quien usó un solo servicio responde seis preguntas en lugar de treinta.
3. Valoración de resultados. Una pregunta de Matriz con filas para confianza, conocimiento y próximos pasos, compartiendo una escala de acuerdo: el formato que esperan casi todos los marcos de resultados.
4. Cambio a lo largo del tiempo. Una pregunta de Escala lineal de 1 a 10 con los extremos etiquetados, preguntada sobre el antes y el después.
5. ¿Nos recomendaría? Una pregunta de Puntuación de recomendación, de 0 a 10. En la interfaz se llama «Puntuación de recomendación» y no NPS, porque quien responde no habla con siglas.
6. Con sus palabras. Una pregunta de Párrafo con longitud máxima y contador en vivo, que acabará siendo la cita de la memoria anual.
7. Contacto opcional. Una pregunta de Correo electrónico, mostrada solo si la persona indica que acepta que se la contacte para un caso de estudio: una pieza de lógica condicional que mantiene el consentimiento y la recogida en el mismo sitio.

Autoevaluaciones y herramientas puntuadas

Buena parte del trabajo del tercer sector consiste en entregar a alguien una autoevaluación estructurada: un test de preparación, una línea base de bienestar, un modelo de madurez para las organizaciones pequeñas a las que apoya. La puntuación cubre esto directamente. Cada opción lleva un valor, cada pregunta lleva un peso, y la puntuación puede activarse o desactivarse por pregunta. En la pantalla de agradecimiento aparecen bandas basadas en porcentajes, de modo que quien responde se lleva algo más que un escueto «gracias». Y lo fundamental: solo se puntúan las preguntas que la persona vio realmente, así que una ramificación que se saltó diez preguntas no le hunde el porcentaje.

Poner la encuesta en marcha

Fije una fecha de cierre y un límite de respuestas; ambos los aplica un disparador de base de datos y no la interfaz, ya que las respuestas se insertan directamente desde el navegador. Añada un mensaje de cierre personalizado que remita a la gente al siguiente paso. Use campos ocultos, declarados por encuesta y leídos de la cadena de consulta, para etiquetar por qué vía de difusión llegó cada respuesta —el código QR de un cartel, el boletín de una entidad socia, el enlace de una persona de referencia— sin tener que preguntárselo. El modo de inserción coloca la encuesta dentro de su propio sitio web en vez de mandar a la gente a otro lado.

Antes de publicar resultados reales, borre las respuestas de prueba. Esa acción elimina también los archivos subidos y las respuestas parciales, de modo que el ensayo previo no infle sus cifras sin que se note.

Preguntas habituales

¿Podemos acreditar a un financiador en una sola encuesta?

Sí: los logotipos de colaboradores van por encuesta, no por cuenta.

¿Pueden ser anónimas las respuestas?

Sí. No se guarda nada identificativo salvo que usted lo pregunte o lo adjunte mediante un campo oculto que haya declarado.

¿Puede quien responde ver su propio resultado?

Sí, mediante bandas de porcentaje en la pantalla de agradecimiento cuando la puntuación está activada.

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